Tässä ohjeessa kuvataan yleisellä tasolla, miten työaikaa käsitellään Kohossa. Työaikaa voidaan kirjata joko työpäivinä tai tuntikirjauksina, joita voidaan käyttää erikseen tai rinnakkain. Ohjeessa käydään läpi näiden kirjaustapojen erot, työaikatavoitteiden ja liukumaseurannan periaatteet sekä keskeiset raportit aiheeseen liittyen.
Ohjeen sisältö:
Työpäivät
Kohosta löytyy työpäiväkello -toiminnallisuus, jolla voidaan seurata työntekijöiden lakisääteisen työajan toteutumista. Työpäiväkello laitetaan päälle töihin tullessa ja sammutetaan päivän päätteeksi.
Työpäiviä voidaan myös merkata manuaalisesti ilman reaaliaikaista kellotusta luomalla työpäivämerkintöjä halutulle päiville ja kellonajoille. Manuaaliset merkinnät tehdään esimerkiksi sairauspoissaolon tai vuosiloman kohdalla, jolloin ei olla töissä paikalla käynnistämässä ja sammuttamassa kelloa.
Esimerkkikuva: Työpäiväkirjaukset
Työpäivät
Helppo työkalu sisäiseen työajan seurantaan
Seurataan milloin työntekijä on ollut töissä, lounaalla, lomalla tai sairaana
Lisää työpäiviin liittyviä ohjeita löydät täältä: Työajan kirjaaminen
Tuntikirjaukset
Tuntikirjaukset eroavat työpäivistä niin, että ne kohdistetaan aina tietylle asiakkaalle, projektille ja tehtävälle. Tuntikirjauksia käytetäänkin tästä syystä asiakkaalta laskutettavan työn kirjaamiseen. Kuitenkin myös sisäisten työtehtävien kirjaus onnistuu tuntikirjausten avulla.
Laskutettava työ
Tuntikirjauksia käytetään laskutettavan asiakastyön kirjaukseen. Laskutus voi tapahtua tuntiveloitteisena tai sopimuslaskutuksena.
Esimerkkejä laskutettavasta työstä:
Projektityö asiakkaalle
Konsultointi, asiantuntijatyö
Asiakaspalaverit
Esimerkkikuva: Laskutettavat työt kirjattuna tuntikirjauksien kautta
Tuntikirjaukset, laskutettava työ
Kirjaukset toimivat projektin laskutuksen, tuntiseurannan ja budjetinhallinnan perusteena
Sisäinen työ
Myös sisäistä työtä voidaan kirjata tuntikirjausten avulla. Nämä työt kirjataan sisäiseksi merkityn asiakkaan projektille ja tehtäville, samaan tapaan laskutettavan työn kanssa. Jos laskutettavat ja sisäiset työt kirjataan tuntikirjauksina, niin erillistä kellotettua työaikaa ei välttämättä tarvita lisäksi työajanseurantaa varten.
Esimerkkejä sisäisistä tehtävistä, joille voidaan tehdä tuntikirjauksia:
Sisäiset palaverit
Koulutukset ja sertifioinnit
HR- tai hallinnolliset tehtävät
Tuotekehitys tai sisäisten prosessien parantaminen
Lomat ja poissaolot
Esimerkkikuva: Myös sisäiset työt kirjattu tuntikirjauksina
Tuntikirjaukset, sisäinen työ
Voidaan seurata tarkemmin, mihin tehtäviin sisäinen aika käytetään
Voidaan seurata, paljonko aikaa menee ei-laskutettavaan toimintaan
Lisää tuntikirjauksiin liittyviä ohjeita löydät täältä: Tehtävien ja asiakastyön kirjaaminen ja hallinnointi
Tavoitteet
Mikäli työntekijälle halutaan ottaa liukumaseuranta käyttöön, tulee hänelle määritellä tavoite, joka kertoo kuinka monta tuntia hänen pitäisi olla töissä keskimäärin yhden työpäivän aikana. Päivittäisiä tavoitteita verrataan kirjattuun työaikaan ja näiden erotuksesta muodostuu liukumasaldo. Liukumasaldon määrä kertoo, kuinka paljon työntekijä on tehnyt töitä yli tai alle työaikatavoitteensa tietyllä aikavälillä. Tavoitteet voidaan määritellä niin työpäiville, kuin tuntikirjauksillekin.
Esimerkkikuva: Liukumaseurantanäkymä
Miksi työaikatavoite on tärkeä?
Tavoitteen avulla seurataan, että työntekijän työaika toteutuu suunnitellusti
Tavoitteitta käytetään pohjana liukumasaldon laskennalle
Tavoite auttaa varmistamaan, että työn määrä on kohtuullinen eikä ylitöitä synny tarpeettomasti
Työaikatavoite voidaan asettaa työntekijäkohtaisesti esim. kohdassa Asetukset → Käyttäjät → Klikkaa haluttua käyttäjää → Asetukset → Oletustyöaika/pv. Kun tavoite on asetettu, Koho alkaa luomaan seuraavana yönä automaattisesti tavoitteita työntekijälle asetetulla oletustyöajalla. Oletuksena tavoiteet luodaan arkipäiville. Koho osaa ottaa arkipyhät huomioon ja jättää ne automaattisesti tyhjiksi.
Tavoitteiden asettaminen onnistuu myös vastaavasti käyttöoikeusprofiilien tai tiimien taakse, jolloin oletustyöaikaa ei tarvitse asettaa jokaiselle henkilölle välttämättä erikseen.
Lisää tavoitteista löydät täältä: Työajan liukumaseuranta, tarkastelu ja korjaus - Työaikaraportointi
Raportointi
Tärkeimpiä työpäivien, tuntikirjausten ja liukumien seurantaan liittyviä raportteja Kohossa:
Raportit → Laskutettavat tunnit
Laskutettavat tunnit -raportilta voidaan tarkastella tuntikirjauksien kautta tehtyjä merkintöjä laskutuksen näkökulmasta.
Lue lisää: Laskutettavat tunnit -raportti Kohossa: tuntien seuranta, laskutusaste ja raporttien hyödyntäminen
Raportit → Sis. tunnit
Sis. tunnit rapotilta voidaan tarkastella tuntikirjauksien kautta tehtyjä merkintöjä sisäisen työajan näkökulmasta.
Lue lisää: Sisäisten, sopimustuntien ja laskutettavien tuntien tarkastelu Kohossa
Raportit → Työpäivät
Työpäivät -osioista löytyy työpäiväkellon kautta merkatun työajan seurantaan liittyvää raportointia. Raportointi sisältää mm. liukumaseurantaraportoinnin, listauksen tehdyistä työpäivämerkinnöistä, sekä tuntierotusraportin (työpäivät vs. tuntikirjaukset)
Lue lisää: Työajan sekä liukumien seuranta (työpäiväkello)
Raportit → Liukuma: tunnit
Liukuma: tunnit raportti on liukumaseurantaa varten, mikäli liukumaa seurataan tuntikirjauksien perusteella.
Lue lisää: Työntekijöiden tekemien tuntikirjausten seuranta ja liukumasaldot
Mikäli sinulla herää kysymyksiä, voit olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com, voit myös halutessasi jättää arvostelun artikkelille alapuolelta.