Työajan kirjaaminen ja hyväksyntä Kohossa - Työpäiväkello, Kellokortti, Timesheet ja +vuoro

Tässä ohjeessa kerrotaan Kohon erilaisista tavoista kirjata työaikaa, sekä miten kirjattu työaika voidaan hyväksyä.

Ohjeen sisältö:

• Työpäiväkello

• Kellokortti

• Timesheet

• +Vuoro

• Tuntien hyväksyntä

1. Työpäiväkello

Kohon työpäiväkello on helppokäyttöinen työkalu päivittäisen työajan seurantaan. Jos yrityksesi on ottanut työpäiväkellon käyttöön, löydät sen Kohon yläreunan navigointipalkin oikeasta laidasta.

Työpäivän aloitus

1. Klikkaa kello-kuvaketta käynnistääksesi työajanseurannan.

2. Tila vaihtuu "Poissa" → "Töissä", ja näet oikeassa yläkulmassa kellotuksen käynnistymisestä lähtien kertyneet tunnit.

3. Osion alalaidassa näkyy viimeisimmän kellotuksen alkamisaika sekä arvioitu työpäivän päättymisaika (jos henkilökohtainen tuntitavoite on määritelty).

4. Voit päättää työvuoron klikkaamalla päättymisaikaa – tällöin kellotus pysähtyy.

Tauot ja poissaolot

• Voit keskeyttää työpäiväkellon esimerkiksi lounastauon ajaksi klikkaamalla kello-kuvaketta uudelleen.

• Jokaista kellotusjaksoa kohden syntyy oma rivi, ja näistä muodostuu päivän kokonaistyöaika.

2. Kellokortti

Kellokortin avulla voidaan kätevästi kellottaa aikaa asiakkaiden projekteille, mutta se toimii myös sisäisen työajan seurannassa. Yksinkertaisimmillaan se toimii suoraan “Työvuorot”-näkymän hakukentästä.

Miten kirjaaminen tapahtuu? (vaihtoehto 1)

1. Avaa hakukenttä:

   • Klikkaa “Työvuorot” -näkymässä oikeasta yläreunasta hakukenttää tai

   • Käytä pikanäppäintä:

     • Windows: Alt + Z

     • Mac: Option + Z

2. Hae tehtävää:

   • Kirjoita hakuun sisäisen asiakkaan/projektin nimi, jolle haluat kirjata työaikaa. (Sisäinen asiakas on luotu työajankirjaamista varten)

   • Voit käyttää useampaa hakusanaa kerralla saadaksesi tarkempia tuloksia (esim. asiakas + tehtävä).

3. Valitse tehtävä:

   • Klikkaa listasta haluamaasi tehtävää.

   • Kello käynnistyy valitulle tehtävälle, ja käynnissä oleva kirjauksen tilanne näkyy oikeassa yläkulmassa.

4. Lopeta kirjaus:

   • Kun työtehtävä on valmis, paina "Lopeta"-painiketta kirjauksen vierestä.

   • Kirjaus siirtyy automaattisesti "Vahvistamatta"-välilehdelle.

5. Jatkokäsittely:

   • "Vahvistamatta"–välilehdellä voit muokata, jatkaa tai hyväksyä tekemäsi kirjaukset.

Vinkki: Jos hakutuloksia on paljon ja listaus ei näytä kaikkia, lisää hakukenttään tarkentavia sanoja löytääksesi oikean tehtävän nopeammin.

Miten kirjaaminen tapahtuu? (vaihtoehto 2)

1. Valitse joko “suosikit” tai “kaikki”

2. Valitse tehtävä

   • Klikkaa listasta haluamaasi tehtävää.

   • Klikatessa “aloita”, kello käynnistyy valitulle tehtävälle. Käynnissä oleva kirjauksen tilanne näkyy oikeassa yläkulmassa.

3. Lopeta tehtävä

   • Kun työaikakirjaus on valmis, paina "Lopeta"-painiketta kirjauksen vierestä.

   • Kirjaus siirtyy automaattisesti "Vahvistamatta"-välilehdelle.

4. Jatkokäsittely:

   • "Vahvistamatta"–välilehdellä voit muokata, jatkaa tai hyväksyä tekemäsi kirjaukset.

Suosikin lisääminen

Voit halutessasi lisätä suosikkeja “Suosikit” painikkeen alta.

1. Valitse listalta sisäinen asiakas ja tehtävä.

2. Klikkaa “Lisää suosikkeihin”.

3. Timesheet

1. Valitse listauksesta oikea asiakas, tehtävä ja päivämäärä.

2. Kirjaa soluun tehtävään kulunut aika tunneissa ja minuuteissa.

3. Avaa lisätiedot tuplaklikkaamalla solua tai painamalla Enter.

4. Lisää tarvittaessa:

   • Laskuselite (näkyy asiakkaan laskulla)

   • Sisäinen kommentti

   • Tuotteita

5. Voit Hyväksyä tuntikirjaukset laskutukseen joko viikkotasolla tai tehtävätasolla:

   • Viikkotasolla:

     • Klikkaa oikeasta alakulmasta "Hyväksy"

   • Tehtävätasolla:

     • Klikkaa tehtävärivin oikeassa reunassa olevaa vihreää hyväksy-painiketta

4. "+ Vuoro" -painike

Tuntimerkintöjä voi myös tehdä + Vuoro -painikkeen avulla. Tätä kautta voidaan luoda esimerkiksi takautuvia kirjauksia kätevästi.

1. Klikkaa + Vuoro -painiketta Työvuorot -näkymän oikeasta reunasta.

2. Täytä "Uusi vuoro" -lomakkeelle:

   • Valitse sisäinen asiakas ja haluttu tehtävä

   • Työaika:

     • Kirjaa alkamis- ja päättymisaika tai

     • Syötä kokonaiskesto ("Tunnit")

   • Päivämäärä (voit tehdä myös takautuvia merkintöjä)

   • Lisää tarvittaessa:

     • Sisäinen kommentti

     • Tuote (kulu)
       

3. Klikkaa Tallenna.

Merkintä tallentuu joko "Vahvistamatta"-välilehdelle tai suoraan Timesheet-näkymään, riippuen yrityksen asetuksista.

5. Tuntien hyväksyntä

Tuntien hyväksyminen Timesheet-näkymässä

Voit hyväksyä tuntikirjaukset seuraavilla tavoilla:

• Koko viikon hyväksyminen kerralla:

  • Paina "Hyväksy" Timesheet-näkymän oikeassa alakulmassa – kaikki viikon hyväksymättömät rivit hyväksytään.

• Yksittäisen tehtävärivin hyväksyminen:

  • Klikkaa tehtävärivin oikeassa reunassa olevaa vihreää hyväksymispainiketta.

Hyväksytyt tuntikirjaukset siirtyvät laskuttajalle jatkokäsittelyä varten.

Tuntikirjausten tilojen tunnistaminen

Hyväksymisen jälkeen voit vielä muokata kirjauksia niin kauan, kunnes laskuttaja on käsitellyt ne. Tämän jälkeen kirjaukset lukittuvat automaattisesti.

Vahvistamattomien tuntien tarkastelu

Timesheetin oikeassa yläkulmassa näkyy sininen tuntimäärä, joka kertoo kuinka monta tuntia on vielä vahvistamatta. Klikkaamalla lukua pääset tarkastelemaan ja hyväksymään nämä tunnit suoraan.

Tuntien hyväksyminen Vahvistamatta-näkymässä

Voit hyväksyä tuntikirjaukset seuraavilla tavoilla:

• Kaikkien vuorojen hyväksyminen kerralla:

  • Paina "Hyväksy työvuorot" – kaikki vuorot hyväksytään.

• Yksittäisen vuoron hyväksyminen:

  • Klikkaa tehtävärivin oikeassa reunassa olevaa vihreää hyväksymispainiketta.

Kuukauden lukitseminen

• Valitse "Lukitse ‘kuukauden nimi’", jolloin kuukauden kirjaukset muuttuvat harmaiksi eikä niitä voi enää muokata.

• Lukitusominaisuus ei ole käytössä automaattisesti. Jos haluat sen aktivoitavaksi tilillesi, ota yhteyttä asiakaspalveluun: asiakaspalvelu@kohosales.com