Työajan liukumaseuranta, tarkastelu ja muokkaus - Työaikaraportointi

• Tämän ohjeen avulla löydät liukumasaldosi ja ymmärrät logiikan sen kertymän taustalla.

• Ohje on tarkoitettu kaikille Kohossa työaikaa kirjaaville.

Huom! Kohossa on kaksi eri tapaa ja paikkaa kirjata tunteja ja seurata liukumaa:

Tuntikirjaukset: tunnit kirjataan asiakkaalle ja asiakkaan projektille

Työpäiväkirjaukset: tunnit kirjataan kellottamalla työaikaa työpäiväkellolla

Ohjeen sisältö:

Työajan tarkastelu ja muokkaus - Tuntikirjaukset

Työajan tarkastelu ja muokkaus - Työpäiväkirjaukset

Liukumasaldo

Yleisimmät kysymykset työvuoroihin, työpäiviin ja liukumasaldoihin liittyen

Työajan tarkastelu ja muokkaus - Tuntikirjaukset

Tuntikirjauksia voidaan tarkastella kohdassa Raportointi → Omat tunnit → Liukuma: tunnit -välilehti.

Valitse kalenterista haluamasi päivä. Näytölle avautuu esikatseluikkuna, jossa näkyvät kyseisen päivän työvuorot listauksena.

Päivän tuntien tarkastelu

Listauksen yläpuolella on välilehdet, joiden avulla päivän kirjauksia voidaan tarkastella myös asiakkaittain tai tehtävittäin.

Lisäksi käytettävissä on Excel-vientipainike, jonka avulla päivän kirjaukset voidaan ladata Excel-tiedostona.

Tuntikirjauksen muokkaaminen

Jos kirjausta ei ole vielä lukittu tai laskutettu, sitä voidaan muokata. Avaa muokkausnäkymä klikkaamalla haluamaasi tuntikirjausriviä.

Muokkausnäkymässä voit:

• Muokata kirjauksen tietoja

• Lisätä laskuselitteen

• Lisätä sisäisen kommentin

Muista lopuksi tallentaa muutokset.

Työajan tarkastelu ja muokkaus - Työpäiväkirjaukset

Työpäiväkirjauksia voidaan tarkastella kohdassa Raportointi → Omat tunnit → Liukuma: työpäivät -välilehti.

Klikkaa avaa alempaa oikea kuukausi kalenterinäkymään ja klikkaa haluttua päivää. Näytölle avautuu esikatseluikkuna, jossa näkyvät kyseisen päivän kirjaukset.

Esikatselussa päivän kirjauksia voi muokata tai uusia merkintöjä voi lisätä +Lisää uusi -napista.

Huom!

• Jos muokkaat vanhaa kirjausta, niin tiedot tallennetaan, kun klikkaat hiirellä muokatun kentän ulkopuolelta.

• Kun muokkaukset on tehty, päivitä sivu, jotta näet tehdyt muutokset kalenterissa.

Liukumasaldo

Liukumasaldo on kerrytetyn työajan ja tavoitetyöajan erotus. Työaikaa kerrytetään merkitsemällä työvuoroja tietyille tehtäville tai vaihtoehtoisesti kellottamalla työaikaa työpäiväkellon avulla. Tavoitetyöaika tarkoittaa työnantajan kanssa sovittua säännöllistä viikkotyöaikaa. Tavoitetyöaika voidaan määritellä organisaation, tiimin tai yksilön tasolla. Kun töitä tehdään yli tavoitteen, kertyy yli menevä osa liukumasaldoksi. Vastaavasti jos päivä jää lyhyeksi, puuttuvat tunnit täydennetään liukumasaldosta - ja jos saldoa ei ole, menee liukuma miinukselle.

Liukumasaldon seuranta

Liukumasaldoa voidaan tarkastella raportoinnissa eri tavoilla riippuen käytössä olevasta kirjaustavasta:

1. Tuntikirjausten perusteella
Raportointi → Omat tunnit → Liukuma: tunnit

Käytetään, kun liukuma perustuu asiakaskohtaisiin tuntikirjauksiin.

2. Työaikakellon perusteella
Raportointi → Liukuma: työpäivät

Käytetään, kun liukuma perustuu työpäiväkellon kirjauksiin.

Huom: Ohjeessa näkyy Liukuma:tunnit raportti, mutta liukumasaldojen tarkastelu Liukuma:työpäivät raportilta toimii samalla logiikalla.

Status

Status-osio näyttää yhteenvedon työajasta ja liukumasta:

• Tunnit yhteensä
  → Kaikki tarkasteltavan vuoden aikana tehdyt työtunnit

• Liukuma
  → Kuluvan vuoden liukumasaldo

• Liukuma yhteensä
  → Kokonaissaldo, sisältäen myös aiempien vuosien liukumat

Kuukausinäkymä

Jokaisen kuukauden kohdalla on näkyvillä yhteenveto kuukauden liukumakertymästä, kirjatuista tunneista, sekä tavoitetunneista.
Klikkaamalla kuukautta avaat alapuolelle kyseisen kuukauden tarkemman kalenterinäkymän.

Kalenterinäkymä

Kalenterissa voit tarkastella kirjauksia, liukumaa ja saldon kehitystä viikko- sekä päivätasolla.

Päiväkohtaiset tiedot

Päivän kohdalla esitetään kyseisen päivän kertynyt liukumasaldo seuraavalla tavalla:

• Tunteja kirjattu yli tavoitteen → liukuma näkyy vihreänä plusmerkkinä (esim. +2:00)

• Tunteja kirjattu täsmälleen tavoitteen verran → näkyy vihreänä +0:00

• Tunteja kirjattu alle tavoitteen → liukuma näkyy punaisena miinusmerkkinä (esim. -3:00)

Jokaisen päivän kohdalla esitetään lisäksi (ylhäältä alas):

1. Päivän kirjatut työtunnit

2. Päivän tavoitetunnit

3. Liukumasaldo yhteensä päivän lopussa

⚠ Virheen mahdollisuus, kun liukumaa seurataan työpäiväkellon avulla

Kuluvan päivän kumulatiivinen saldo lasketaan vasta kun työpäiväkello lopetetaan. Siksi kuluvan päivän saldo kesken työpäivän on virheellinen. Tarkin saldo kesken työpäivän on edellisen päivän kumulatiivinen saldo.

Yleisimmät kysymykset työvuoroihin, työpäiviin ja liukumasaldoihin liittyen

Mitä tarkoitetaan Vuoroilla Kohossa?

Kun työ kirjataan suoraan asiakkaalle kohdistettuna, puhutaan Vuoroista.
Tämä tarkoittaa, että tehty työ liitetään aina tietylle asiakkaalle ja projektille.

Miksi plus-saldoa on kertynyt poikkeuksellisen paljon?

Yleinen syy on, että aiempi kirjaus kuten loma on poistanut työaika tavoitteen, tai tavoitetta sitä ei ole määritelty ollenkaan.

Miksi miinus-saldoa on kertynyt poikkeuksellisen paljon?

Yleinen syy on, että kirjattu työtyyppi tai tehtävä ei kerrytä liukumaa. Tässä kohtaa tulee tarkistaa kirjauksen pohjalla olevan tehtävän tai työtyypin asetukset.

Miten työvuorot ja työpäivät eroavat toisistaan?

Merkittävin ero vuorojen ja työpäivien kirjauksien välillä on se, että jokainen vuorona kirjattu työtunti täytyy kohdistaa jollekin asiakkaalle ja projektille.

Miten työaika- tai tuntitavoitteita määritellään?

Työn tavoitteita hallitaan seuraavissa kohdissa:

• Työpäivätavoite määritellään kohdassa Työpäivät

• Työvuorotavoite määritellään kohdassa Tuntitavoite

Lue lisää tavoitteiden määrittelystä

Mistä esihenkilöt voivat seurata liukumasaldoja?

Raportit välilehdeltä löytyy ryhmä “Työpäivät ja lomat”. Samaan tapaan kuin ylempänä, voidaan täällä tarkastella kirjattuja tunteja ja liukumasaldoa - sillä erotuksella, että pudotusvalikosta voidaan vaihtaa tarkastelun kohteena olevaa työntekijää ja että näkymään on pääsy vain niillä, joiden valtuuksiin tämä on sisällytetty.

Lue lisää täältä!