Asiakastietojen hallinta: Vastuut, asiakasryhmät ja erikoisryhmät

Asiakashallinnan työkalut

Tämä ohje kattaa Kohon hallintapuolen Asiakkaat-osion tärkeimmät työkalut:

• Vastuuhenkilömatriisin käyttö

• Asiakasryhmien ja erikoisryhmien hallinta

• Vastuuhenkilöiden tarkastelu

Ohjeen sisältö:

1. Vastuut (Matriisi)

2. Asiakasryhmät

3. Erikoisryhmät

4. Vastuuhenkilöt

1. Vastuut (Matriisi)

Toiminnallisuus

1. Siirry kohtaan Asiakkaat → Vastuut-välilehti.

2. Valitsemalla ”Projektit”-kenttä saadaan myös näkyviin asiakkaille lisätyt projektit ja niille määritetyt vastuuhenkilöt, jolloin myös niitä voidaan tarkastella ja muokata.

3. Rajaa näkyvyyttä tarvittaessa (esim. asiakasryhmän, tiimin tai myyjän mukaan).

4. Klikkaa matriisista haluamaasi solua lisätäksesi tai poistaaksesi vastuuhenkilön.

Matriisi näyttää:

• Rivillä: asiakkaat tai projektit

• Sarakkeissa: työntekijät

Solun klikkaus:

• Lisää työntekijän asiakkaan/projektin vastuuhenkilöksi

• Poistaa työntekijän vastuuhenkilöasemasta

  

Esimerkki: Klikkaamalla solua kohdassa Esimerkki-asiakas – Matti Meikäläinen, Matti asetetaan (tai poistetaan) vastuuhenkilöksi.

Suodatusmahdollisuudet

Matriisin näkymää voi rajata seuraavasti:

• Asiakasryhmä

• Tiimi

• Työntekijä

• Myyjä

• Rooli

• Hakukenttä (asiakkaan nimi)

Vastuuroolit

Jos roolitus on käytössä:

• Valitse Rooleittain-täppä

• Klikkaa + lisätäksesi roolin tietylle henkilölle

2. Asiakasryhmät

1. Mene kohtaan Asiakkaat → Ryhmät.

2. Klikkaa + Asiakasryhmä.

3. Täytä perustiedot:

   • Nimi

   • (Halutessasi) asiakasnumeroinnin alku, kirjanpitotili tai laskentakohde

4. Siirry Myyjät-välilehdelle ja valitse myyjät, joille asiakasryhmä näkyy.

5. Siirry Asiakkaat-välilehdelle ja valitse ryhmään kuuluvat asiakkaat.

6. Tallenna ryhmä.

Huom: Yksi asiakas voi kuulua vain yhteen asiakasryhmään kerrallaan.

Ryhmien hallinta

• Palaa Ryhmät-välilehdelle hallitaksesi olemassa olevia ryhmiä.

• Klikkaa ryhmärivin kohdalta muokataksesi tai poistaaksesi ryhmän

• Poistettaessa asiakkaat siirtyvät "Ei ryhmää" -tilaan

• Voit ladata asiakkaat Exceliin ryhmäkohtaisesti painamalla "Asiakkaat"-painiketta ryhmärivin kohdalla

3. Erikoisryhmät

Toiminnallisuus

Erikoisryhmät tarjoavat joustavamman asiakasluokittelun:

• Asiakas voi kuulua useampaan erikoisryhmään

• Käytettävissä raportoinnissa ja haussa

Ryhmän luonti

1. Siirry Asiakkaat → Erikoisryhmät-välilehdelle.

2. Klikkaa + Erikoisryhmä.

3. Täytä:

   • Nimi

   • Selite (valinnainen)

   • Valitse ryhmään kuuluvat asiakkaat

4. Tallenna

Asiakas voi kuulua useampaan erikoisryhmään.

Erikoisryhmien hallinta

• Klikkaa ryhmäriviä muokataksesi tai poistaaksesi ryhmän

• Excel-painikkeella voit viedä ryhmän asiakkaat Excel-tiedostoksi

Erikoisryhmät löytyvät myös asiakasryhmä-valikon alta mm. raportointinäkymissä.

4. Vastuuhenkilöt

Toiminnallisuus

Vastuuhenkilöt-välilehdellä näkyvät kaikki määritetyt vastuuhenkilöt asiakkaille.

Suodatusvaihtoehdot

• Asiakas

• Työntekijä

• Näytä arkistoidut asiakkaat (painike)

• Näytä projektien osanottajat (painike)

Datan vienti

• Klikkaa "Excel"-painiketta ladataksesi listauksen