Tämä ohje kuvaa, kuinka asiakas luodaan, muokataan ja poistetaan.
Ohjeen sisältö:
Asiakkaan luonti ja perustiedot
Voit luoda kohoon uuden asiakkaan “Asiakkaat” -osion kautta.
Navigoi hallintapuolen Asiakkaat-osioon. Täällä voit tarkastella, hallita ja lisätä uusia asiakkaita.
Uusi asiakas lisätään painikkeella +Asiakas.
.png)
Asiakkaan luonti -lomakkeen, käytettävissäsi on seuraavat välilehdet:
Perustiedot
Osoitetiedot
Laskutusasetukset
Yhteys- ja vastuuhenkilöt
Tuntikirjausprojekti
Perustiedot
Asiakkaan perustiedoista tulee minimissään täyttää Nimi kenttä
PRH -haku
Hyödynnä PRH-hakua nopeuttaaksesi tietojen syöttämistä, painamalla Hae: PRH. Yksityishenkilöitä ja henkilöyhtiöitä ei noudatettavissa.
Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
Nimi | Asiakkaan nimi. Pakollinen kenttä. Hae PRH:sta Y-tunnuksella. |
Selite | Sisäinen selite, näkyy asiakaskortilla. |
Asiakasryhmä | Valitse ryhmä tai lisää erikoisryhmä. |
Y-tunnus | Voit hakea asiakkaan tiedot PRH:sta nimen perusteella. |
Puhelin, sähköposti, kotisivu | Yhteystiedot. |
Osoitetiedot
Täytä laskutusosoite tiedot, nimi, osoite, postinumero ja kaupunki
Syötä toimitus- ja laskutusosoite.
Käytä sinisiä teksti linkkejä tietojen kopiointiin.
Laskutusasiakas kenttä ei näy kaikilla tileillä. Asiakkaan laskut voidaan lähettää valitulle laskutusasiakkaalle, mikäli yritykselläsi on tähän tarve, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme.
Laskutusasetukset
Laskutusasetukset välilehdeltä voidaan asettaa asiakaskortti kohtaisia asetuksia.
Tässä ohjeessa käydään läpi yleisimmin käytetyt kentät.
Tieke
Mikäli perustetulta asiakkaalta löytyy y-tunnus, voit hyödyntää Tieke -hakua verkkolaskuosoitteen hakemiseen.
Valitse painikkeella täydennetään verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite kentät.
Asetus | Kuvaus |
|---|---|
Hinnasto | Valitse asiakkaalle hinnasto. (Hinnasto tulee olla ensin luotuna asiakkaalle) |
Laskujen kieli | Valitse asiakkaalle laskuilla käytettävä kielisyys. Huomioitavaa, toiminto vaatii monikieliset tuotteet käyttöön tilille. |
Laskuselite sisäinen ja asiakas | Laskuselite (sisäinen), ei mene asiakkaan laskulle. Laskuselite (asiakas), vakio laskuselite mikä halutaan aina selitteeksi ennen laskurivejä |
Sähköposti (laskutus) | Erillinen sähköposti laskutusta varten. |
Asiakasnumero / Asiakastunnus | Sisäinen ja ulkoinen asiakas tunniste. |
Viitteemme ja viitteenne | vakio lasku viitetiedot asiakkaalle |
Laskujen toimitustapa ulkoisessa järjestelmässä | Kenttä ei näy kaikilla tileillä, näkyvyys asiakkaan taloudenhallintajärjestelmä kohtainen |
Verkkolaskuoperaattori / -osoite | Verkkolaskutusta varten. |
Maksuehto | Asiakaskohtainen maksuehto |
Yhteys- ja vastuuhenkilöt
.png)
Voit lisätä vastuutiimejä ja erikoisryhmiä.
Lisää vastuuhenkilöitä +lisää painikkeesta ja määritä heidän roolinsa ja tarvittaessa aikavälinsä.
Yhteyshenkilön lisääminen
Lisää yhteyshenkilöitä painikkeella +Uusi yhteyshenkilö.
Täytä nimi, titteli, rooli ja yhteystiedot.
Käytä Yhdistä-painiketta, jos yhteyshenkilö on jo olemassa toisella asiakkaalla.
Jos käytössä on tiketöinti, voit määrittää oletusseuraajat tiketeille tällä välilehdellä.
Tuntikirjausprojekti
Voit luoda asiakkaalle projektin asiakasluonnin yhteydessä ja valita siinä käytettävän tuntikirjausten tehtäväryhmän.
Huomioithan, että tuntikirjausvälilehti ei näy enää kun asiakas on tallennettu.
Asiakkaan muokkaaminen
Asiakaskortin tietoja pääset muokkaan asiakaskortin painikkeesta.
Muokattavaksi tulee perustiedot, osoitetiedot, laskutusasetukset ja yhteys ja vastuuhenkilöt.
Asiakkaiden yhdistäminen
Tarkoitus:
Koho-järjestelmässä asiakaskortin "Yhdistä"-toiminnolla voidaan siirtää toisen asiakkaan tiedot – kuten sopimukset, laskut, projektit, työvuorot ja tarjoukset – toisen asiakkaan kortille. Tätä käytetään yleensä tilanteissa, joissa sama asiakas on vahingossa luotu useaan kertaan.
Miten yhdistäminen toimii?
Avaa asiakaskortti, josta haluat siirtää tiedot.
Klikkaa oikeasta yläkulmasta "Yhdistä".
Valitse listasta se asiakas, johon tiedot yhdistetään.
Hyväksy yhdistäminen.
Huom! Kohon turvallisuussyistä molemmat asiakaskortit jäävät yhdistämisen jälkeen järjestelmään. Tämä mahdollistaa sen, että voit tarkistaa, ettei tärkeää tietoa (esimerkiksi erityinen puhelinnumero tai sähköpostiosoite) jää vahingossa pois.
Asiakkaan arkistointi, palauttaminen ja poistaminen
Asiakkaan arkistointi ja palauttaminen
Asiakkaan saa arkistoitua asiakaskortin Arkistoi painikkeesta ja palautettua Palauta arkistosta.
Mikäli asiakas halutaan arkistoida, siirrytään Aktiiviset tai Prospektit välilehdille, etsitään haluttu asiakkuus.
Mikäli arkistoitu asiakas halutaan palauttaa arkistosta, siirrytään Arkisto välilehdelle, etsitään haluttu asiakkuus.
Valitse haluttu asiakkuus ja avaa asiakaskortti. Arkistoitavasta asiakkuudesta löytyy arkistoi painike, mikäli asiakas on arkistoitu löytyy palauta arkistosta painike.
Asiakkaan arkistoiminen ja palauttaminen arkistosta.
Asiakkaan poistaminen
Asiakas voidaan poistaa, mikäli asiakkuuteen ei ole luotu projekteja tai kohdistettu tuntikirjauksia.
Mikäli sinulla herää kysymyksiä, voit olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com, voit myös halutessasi jättää arvostelun artikkelille alapuolelta.