Projektisuunnitelman luominen ja hallinnointi

Ohjeen sisältö:

1. Projektisuunnitelman luominen

2. Suunnitelman mallipohjat

3. Laskutusperusteen määrittely

4. Vaiheiden lisääminen ja muokkaaminen

5. Budjetointi

6. Osanottajat

7. Vaiheiden siirtäminen, poistaminen ja kopioiminen

Projektisuunnitelman luominen

Projektisuunnitelma voidaan luoda sekä projektin että tarjouksen yhteydessä. Tässä ohjeessa käsitellään projektisuunnitelman luomista olemassa olevalle tai uudelle projektille. Toimintaperiaate on kuitenkin sama myös tarjousten kohdalla.

Aloitus

1. Siirry hallintapuolen Projektit-valikkoon.

2. Avaa olemassa oleva Projekti tai luo uusi.

3. Jos luot uuden projektin, täytä ensin projektin perustiedot.

Katso tarvittaessa ohje kuinka luot projektin.

4. Avaa projektin Muokkausnäkymä ja siirry Suunnitelma-välilehdelle.

5. Klikkaa Avaa projektisuunnitelma -painiketta.

Suunnitelman mallipohjat

• Jos haluat tallentaa suunnitelman malliksi, rastita Malli-valinta suunnitelman yläosasta.

• Voit käyttää olemassa olevaa mallia suunnitelman pohjana valitsemalla mallin oikean reunan alasvetovalikosta.

• Valitse, haluatko korvata nykyisen suunnitelman mallilla vai lisätä mallin vaiheet olemassa olevaan suunnitelmaan.

• Kompakti-toiminnolla voit piilottaa vaiheiden selitteet.

Laskutusperusteen määrittely

Projektisuunnitelmassa voidaan valita koko suunnitelman laskutustapa:

• Kiinteä: koko suunnitelma laskutetaan kiinteällä hinnalla.

• Tunti: laskutus perustuu kirjattuihin tunteihin.

Budjetti- ja veloitustiedot voi määrittää koko suunnitelmalle kohdissa:

• Sis. Budjetti – sisäinen budjetti

• Veloitus asiak. – asiakaslaskutus

Vaihtoehtoisesti nämä tiedot voidaan määritellä vaihekohtaisesti.

Vaiheiden lisääminen ja muokkaaminen

1. Lisää uusi vaihe painamalla + Vaihe.

2. Luo alavaiheita siirtämällä hiiri vaiherivin oikean reunan valikon päälle ja valitsemalla + Alavaihe.

   • Alavaiheiden syvyydelle ei ole rajoituksia.

3. Lisää sisarvaihe painikkeella + Sisarvaihe.

4. Lisää mallipohjan vaiheita valinnalla + Alavaihe mallista.

Vaiheen sisältö

Jokainen vaihe sisältää:

• Otsikko: vapaasti muokattavissa.

• Selite: kuvaus vaiheen sisällöstä, jota voidaan hyödyntää myös työn edetessä.

Laskutustiedot vaiheittain

Laskutustavan voi määrittää kullekin vaiheelle erikseen:

• Laskutustapa: valitse "Oletus", "Tunti" tai "Kiinteä".

• Veloitus: määrittele tuntihinta tai kiinteä hinta.

• Veloitusyksikkö (€/h tai €) on vaihdettavissa klikkaamalla yksikkökenttää.

Budjetointi

Budjetti voidaan määritellä:

• Tunneissa (oletus) tai rahassa (€)

• Budjetin yksikköä voi vaihtaa napsauttamalla yksikkökenttää.

• Budjetti voi koskea sisäisiä kustannuksia tai asiakaslaskutusta.

Budjetoidut luvut näkyvät projektisuunnitelmassa ja niitä voi seurata projektin edetessä.

Päivämäärät

• Lisää vaiheelle suunniteltu päivämäärä Päivämäärä-sarakkeeseen.

• Jos kenttä jätetään tyhjäksi, suorituspäivämääräksi kirjataan vaihemerkinnän päivämäärä.

• Ajastetut vaiheet näkyvät työntekijöiden Projektit-näkymässä.

Osanottajat

• Lisää vaiheelle työntekijöitä painamalla + Henkilö.

• Voit määritellä:

  • Kenelle vaihe kuuluu

  • Ajanjakson suoritukselle

  • Budjetoidun tuntimäärän

Budjetoidut tunnit näkyvät Kuormitusraportilla.

Tuntikirjausten hallinta

• Tuntikirjaukset voidaan sallia tai estää vaihekohtaisesti.

• Käytä Kirjaukset-painiketta vaiheen oikeasta valikosta.

• Painikkeella voi vaihtaa kirjausoikeuden tilaa.

Vaiheiden siirtäminen, poistaminen ja kopioiminen

Siirtäminen

1. Klikkaa vaiheen vasemmassa laidassa olevaa siirtokuvaketta.

2. Klikkaa kohtaa, johon haluat siirtää vaiheen.

3. Valitse:

   • Yläpuolelle

   • Alapuolelle

   • Alivaiheeksi

Huom: kaikki mahdolliset alavaiheet siirtyvät mukana.

Poistaminen

• Poista vaihe valitsemalla Poista vaiheen oikeasta valikosta.

• Jos vaiheelle on kirjattu tunteja, sitä ei voi poistaa.

Kopiointi

• Projektisuunnitelman tallentamisen jälkeen vaiheen voi kopioida painikkeella + Kopioi.

• Kopioitu vaihe sijoitetaan alkuperäisen alapuolelle.

Projektisuunnitelman tallentaminen

• Tallenna suunnitelma, kun kaikki tiedot on määritetty.

• Tallennuksen jälkeen:

  • Budjetointi- ja veloitustiedot arkistoituvat

  • Suunnitelma tulee aktiiviseksi

  • Vaiheet näkyvät tuntikirjaajille

• Tietoja voi muokata myöhemmin, mutta hyväksytyt luvut säilyvät näkyvissä.