Projektisuunnitelmien seuranta ja hallinta projektit välilehdellä

Ohjeen sisältö:

1. Kalenteri näkymä

2. Ajastetut vaiheet

3. Projektisuunnitelmalistaus

4. Suunnitelman tarkastelu

5. Vaiheen laskuttaminen

6. Suunnitelman muokkaus

Projektit → Vaiheet -näkymä mahdollistaa projektisuunnitelmien seuraamisen, muokkaamisen ja vaiheiden laskuttamisen. Näkymän yläosassa on listaus ajastetuista vaiheista, ja sen alapuolella näkyy projektit, joissa suunnitelmat sijaitsevat.

Projektit voidaan ladata Excel-muodossa valitsemalla "Excel"-painike. Näkymän sisältöä voi rajata seuraavin perustein:

• Projekti- ja vaihevastuut

• Asiakkaat

• Tehtävä- ja projektiryhmät

• Aikaväli

Listaukset voi järjestää asiakkaan, projektin tai alkupäivämäärän mukaan. Vaihtaminen aikarajauksesta kalenteri-näkymään tapahtuu aktivoimalla "Kalenteri"-välilehti.

1. Kalenteri näkymä

Kalenteri-näkymä näyttää valitun kuukauden ajalle asetetut vaiheet ja niiden projektit. Kuukausien välillä siirrytään yläreunan nuolipainikkeilla. Jokaisessa kalenteripäivässä näkyy vaiheiden lukumäärä kyseiselle päivälle. Päivän numeroa klikkaamalla näet kyseisen päivän vaiheet listattuna – klikkaamalla uudestaan palaat koko kuukauden näkymään. Kuukauden nimi ylhäällä toimii myös paluupainikkeena kuukausinäkymään.

2. Ajastetut vaiheet

Ajastetut vaiheet listautuvat oletuksena aikajärjestyksessä (vanhimmasta uusimpaan). Näytössä näkyy aluksi viisi riviä, ja koko lista saadaan esiin valitsemalla "Näytä kaikki".

Kunkin vaiheen tiedot:

• Päivämäärä: Näkyy punaisena, jos vaihe on myöhässä (ei vielä suoritettu menneenä päivänä).

• Kohde: Näyttää asiakkaan, projektin ja vaiheen nimet. Alavaiheissa näkyvät myös ylemmät vaiheet. Klikkaamalla avautuu suunnitelma ja kohdistus vaiheeseen.

• Vastuu: Näyttää vastuuhenkilöt.

• Suorita: Suoritusmerkintä tehdään klikkaamalla tämän sarakkeen painiketta.

3. Projektisuunnitelmalistaus

Ajastettujen vaiheiden alla on listaus haun piirissä olevista projektisuunnitelmista. Yksittäinen suunnitelma avataan klikkaamalla riviä. "Avaa kaikki" -painike avaa kaikki listatut suunnitelmat. "Keskustelut"-painike näyttää projektikohtaiset viestit. Suunnitelman voi arkistoida "Arkistoi"-painikkeella.

4. Suunnitelman tarkastelu

Suunnitelmanäkymän yläkulmassa näkyy asiakas ja projektin nimi – näitä klikkaamalla pääsee asiakas- tai projektikortille. Nimen vieressä näkyy suoritetut vaiheet. Tarkastelun voi sulkea vasemman reunan kuvakkeesta.

Lisätoiminnot:

• Kommentit: Näyttää vaiheiden selitteet.

• Keskustelut: Avautuu ikkuna projektin keskusteluista.

• Muokkaa: Siirtyy muokkaustilaan.

• + Vaihe: Lisää uusi vaihe suunnitelmaan.

• Vaihe: Tasot: Määritä näkyvien alavaiheiden tasojen määrä.

Vaihelistauksessa näkyy:

• Vaiheen suoritusaste (ympyrä vasemmassa laidassa)

• Suoritettu-merkki (✓-ikoni)

• Vaiheen nimi ja vastuuhenkilöt

• Kirjatut tunnit tai kustannukset suhteessa budjettiin

• Vaiheen selitteet

• Tuntien tarkastelu (klikkaa sinistä tuntimäärää)

• Info-sarake: Näyttää laskutustavan, laskutetut tunnit, mahdollisesti laskuttamattoman summan, suorittajan ja suorituspäivän

Projektisuunnitelmalle kohdistamattomat tunnit näkyvät vaihelistauksen alalaidassa.

5. Vaiheen laskuttaminen

Vaiheet, joilla on laskuttamattomia tunteja tai kiinteitä summia, näkyvät Info-sarakkeessa punaisena. Kiinteän summan voi laskuttaa klikkaamalla lukua.

Tuntikirjaukset laskutetaan erikseen "Laskuttamatta"-välilehdellä.

Laskutusvaihtoehdot:

• Luo pikakauppa: Valitse tuote ja myyjä, syötä tarvittaessa nimi ja selite, ja valitse "Laskuta". Pikakauppa tallentuu "Pikakaupat"-välilehdelle.

• Luo lasku: Syötä päivämäärä (tai jätä tyhjäksi, jolloin käytetään nykyistä päivää), valitse tuote ja myyjä. Valitse "Laskuta", jolloin lasku tallentuu "Laskuttamatta"-välilehdelle.

• Lisää laskulle: Valitse olemassa oleva lasku, johon lisätään uusi rivi. Syötä tarvittavat tiedot ja valitse "Laskuta".

Jos lasku on jo luotu muualta, vaihe voidaan merkitä laskutetuksi valitsemalla kohdelasku ja klikkaamalla "Kohdista". Tämä ei luo uusia laskurivejä.

6. Suunnitelman muokkaus

Muokkausoikeuden omaavat käyttäjät pääsevät muokkaustilaan klikkaamalla "Muokkaa" suunnitelman tarkastelunäkymästä.

Muokattavissa olevia tietoja:

• Suunnitelman ja vaiheiden budjetit

• Veloitus- ja laskutusperiaatteet

• Päivämäärät

• Nimet

Vaiheiden lisäasetukset avataan kolmipistevalikosta rivin oikeasta reunasta. Tästä voidaan lisätä mm. alavaiheita tai vastuuhenkilöitä.

Muista tallentaa muutokset valitsemalla "Tallenna".