Uuden asiakkaan luominen

Uuden asiakkaan luonti onnistuu Kohossa usealla eri tavalla:

"Asiakkaan luonti"-lomake koostuu seuraavista välilehdistä: Perustiedot, Osoitetiedot, Laskutusasetukset, Yhteys- ja vastuuhenkilöt sekä Tuntikirjausprojekti.

Perustiedot

Kenttä	Kuvaus
Nimi	Asiakkaan nimi on pakollinen tieto ja "Hae: PRH"-painikkeen avulla voidaan noutaa asiakastietoja Patentti- ja rekisterihallituksen tietokannasta asiakkaan nimen perusteella.
Selite	Asiakkaan sisäinen kommentti-kenttä, jonka sisältö näytetään asiakkaan asiakaskortilla.
Asiakasnumero	Uuden asiakkaan asiakasnumeroksi määritetään oletuksena aina seuraava vapaana oleva numero. Kenttään voidaan myös vaihtoehtoisesti määrittää valinnainen asiakasnumero. Asiakasnumeroa käytetään Kohossa sisäisenä tietona ja voidaan hyödyntää muun muassa hakutoimintojen yhteydessä.
Asiakastunnus	Asiakastunnus on ulkoinen tunniste asiakkaalle, jota hyödynnetään muun muassa integraatioihin liittyen. Tähän kenttään voidaan numeroiden lisäksi syöttää myös kirjaimia.
Asiakasryhmä	Kentän avulla uusi asiakas voidaan kiinnittää olemassa olevaan asiakasryhmään. "+ Lisää erikoisryhmä"-painikkeen avulla saadaan myös näkyviin erikoisryhmä-valikko, mikäli asiakas halutaan liittää erikoisryhmään. Asiakasryhmiä ja asiakaserikoisryhmiä käsittelevä ohje löytyy seuraavasta linkistä: Vastuut, asiakasryhmät ja erikoisryhmät.
Y-tunnus	Asiakkaan y-tunnus, jonka yhteydessä olevasta "Hae: PRH"-painikkeesta voidaan nimen tavoin noutaa asiakastietoja Patentti- ja rekisterihallituksen tietokannasta y-tunnuksen perusteella.
Puhelin	Asiakkaan puhelinnumero.
Sähköposti	Asiakkaan sähköpostiosoite.
Kotisivu	Kenttään voidaan syöttää asiakkaan kotisivun URL-osoite.

Osoitetiedot

Asiakkaalle voidaan määrittää erilliset toimitus- sekä laskutusosoitteet, mikäli asiakkaan laskut halutaan lähettää erilliseen osoitteeseen. “Kopioi laskutusosoite” ja “Kopioi toimitusosoite”-painikkeiden avulla saadaan helposti kopioitua toisen paneelin kenttien tiedot, mikäli halutaan käyttää samoja osoitetietoja.

Nimi: Asiakkaan nimi.
Osoite: Asiakkaan katuosoite (kadunnimi ja numero).
Osoite (lisärivi): Katuosoitteen tarkentava lisätietokenttä (esim. huoneisto tai kerros).
Postinumero: Asiakkaan postinumero.
Kaupunki: Asiakkaan postitoimipaikan nimi.
Maakunta: Asiakkaan maakunta.
Valtio: Asiakkaan valtio.

Laskutusasetukset

Huomiona, että osa näkymän kentistä ei välttämättä näy, riippuen tilillä käytössä olevista toiminnoista.

Laskutusasetukset

Otsikko	Kuvaus
Hinnasto	Asiakkaalle voidaan kiinnittää erillinen hinnasto, jonka hintoja hyödynnetään tuoterekisterin hintojen sijaan. Hinnastoja käsittelevä ohje löytyy sueraavasta linkistä: Asiakaskohtaiset hinnastot
Viitteemme	Oletusarvo, joka lisätään automaattisesti asiakkaan laskuille “Viitteemme”-kenttään. Huom. Asiakkaan sopimukselle tai projektille määritetty viite-tieto yliajaa tämän asetuksen.
Viitteenne	Oletusarvo, joka lisätään automaattisesti asiakkaan laskuille “Viitteenne”-kenttään. Huom. Asiakkaan sopimukselle tai projektille määritetty viite-tieto yliajaa tämän asetuksen.
Verkkolaskuoperaattori	Kenttään voidaan määrittää asiakkaan verkkolaskut välittävä verkkolaskuoperaattori.
Verkkolaskuosoite	Asiakkaan verkkolaskuosoite.
Laskujen kieli	Määrittää asiakkaan laskujen kielen, joko suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja venäjäksi.
Laskutuslisä	Asetuksen avulla voidaan määrittää asiakkaan laskuille automaattisesti lisättävä laskutuslisä. Laskutuslisää varten tulee luoda erillinen tuote tuoterekisteriin.
Laskuselite (sisäinen)	Asiakkaan laskuille oletuksena lisättävä sisäinen selite. Huom. Sisäinen laskuselite ei näy asiakkaalle.
Laskuselite (asiakas)	Asiakkaan laskuille oletuksena lisättävä laskuselite, joka näkyy asiakkaalle.
Kirjanpitotili	Asiakkaan laskuilla oletuksena käytettävä kirjanpitotili.
Laskentakohde	Asiakkaan laskuilla oletuksena käytettävät laskentakohteet.
Maksuehto (oletus)	Asiakkaan laskuilla oletuksena käytettävä maksuehto.
Viivästyskorko	Asiakkaan laskuilla oletuksena käytettävä viivästyskorko.
Asiakastyyppi	Asetuksen avulla voidaan määrittää onko kyseessä yritys- vai kuluttaja-asiakas.
Domain	Jos tilillä on tiketöinti käytössä, kenttään voidaan määrittää domain, jonka avulla kyseisestä domainista saapuvat tiketit kohdistetaan asiakkaalle.
Laskusarja	Jos tilillä on laskusarjat käytössä niin asetuksen avulla voidaan määrittää asiakkaan laskuille oletuslaskusarja.

Laskutusosoitetiedot
Sähköposti (Laskutus)	Jos asiakkaalla on erillinen sähköposti laskutusta varten, sen voi tallentaa tähän kenttään. Muussa tapauksessa sähköpostina lähetettävät laskut lähetetään asiakkaan perustietoihin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen
Laskutuksen lisäasetukset
Yhdistä laskurivit	Asetuksen avulla voidaan valita yhdistetäänkö asiakkaan laskujen laskurivit tuotteittain. Asetuksen oletus-arvoa voidaan muuttaa tilin asetuksista.
Yhdistelmäasetukset (pohja)	Jos tilillä on laskurivien yhdistäminen käytössä, asetuksen avulla voidaan valita ennalta määritetty yhdistelmämääritelmä-pohja, jonka perusteella rivit yhdistetään.
Yhdistelmäkommentin formaatti	Kohon ylläpidon hallinnoima kenttä, jonka avulla voidaan konfiguroida yhdistelmärivin sisältöä.
Yhdistelmämääritelmä	Kohon ylläpidon hallinnoima kenttä, jonka avulla voidaan konfiguroida riviyhdistelyn perustetta.
Laskun oletusliite	Asiakkaan laskuille oletuksena lisättävä liite.
Automaattiset koontilaskut	Asetuksen avulla voidaan määrittää asiakkaan koontilaskun muodostamisperuste, jos asiakkaan laskut halutaan koostaa yhdeksi koontilaskuksi. Koontilaskujen automaattinen koostaminen on mahdollista kaikille sopimuslaskuille, kaikille projektilaskuille sekä projektilaskuille projekteittain.
Oletustuntihinta	Asiakkaan kirjattavien työvuorojen oletuksena käytettävä tuntihinta. Huom. Oletustuntihinta yliajaa asiakaskohtaisen hinnaston.
Työntekijäkohtaiset tuntihinnat	Asiakkaalle voidaan määrittää työntekijäkohtaisia tuntihintoja, jotka yliajavat asiakaskohtaisen tuntihinnan.
Alv 0%	Asiakas voidaan määrittää arvonlisäverottomaksi, jolloin asiakkaan laskurivien arvonlisäveroprosentti on aina 0.
Oletustaksa	Asiakkaalle voidaan valita veloitusluokka, jota käytetään oletustaksana.

muut asetukset
Portaali info	Jos asiakkaalla on Portaali käytössä, kenttään syötetty sisältö näkyy asiakkaan Portaali-näkymässä erillisessä Ohjeet-paneelissa.
Portaali - Lukitusjakso	Jos asiakkaalla on Portaali käytössä, asetuksen avulla voidaan määrittää Portaalin kautta toiminnanohjaukseen toimitettujen tiedostojen voimassaoloaika, jonka jälkeen tiedosto ei enää ole avattavissa.
Portaali - kirjautuminen	Asetuksen avulla voidaan määrittää Portaalin kirjautumistapa.
SLA - taso	Jos tilillä on tiketöinti käytössä, asetuksen avulla voidaan määrittää asiakaskohtainen SLA-taso.
Markkinointikielto	Asetuksen avulla voidaan asettaa asiakas markkinointikieltoon.
Estä tuntikirjaukset	Asetuksen avulla voidaan estää työvuorojen kirjaaminen asiakkaalle.
Matkakulutuote	Asiakkaalla oletuksena käytettävä matkakulutuote, kun asiakkaalle lisätään matkakulu.
Kilometrit (oletus)	Kenttään voidaan tallentaa oletuksena käytettävä kilometrimäärä, kun asiakkaalle kirjataan matkakulu.

Semanttisten laskujen lisäkentät

Jos asiakkaalle lähtevät laskut täytyy lähettää semanttisessa muodossa, voidaan hyödyntää kyseisiä kenttiä. Muussa tapauksessa kentät voidaan jättää tyhjiksi.

Yhteys- ja vastuuhenkilöt

Yhteys- ja vastuuhenkilöt-näkymässä voidaan määrittää asiakkaan yhteys- ja vastuuhenkilöt. Asiakkaan vastuuhenkilöiden avulla voidaan muun muassa rajata asiakkaiden näkyvyyttä sekä kohdistaa työmääräyksien automaattista muodostumista, jos tilillä on työmääräykset käytössä.

Ensimmäinen asiakkaalle lisätty vastuuhenkilö on myös oletuksena asiakkaan myyjä. Myyjä-tietoa voidaan käyttää raportoinnissa myynnin kohdistamiseen. Jos tilille on määritetty asiakasvastuurooleja niin vastuuhenkilöille voidaan myös määrittää rooli. Vastuuhenkilölle voidaan myös määrittää kiinteä aikaväli, jonka aikana hän on asiakkaan vastuuhenkilö. Asiakasvastuuroolien ominaisuus ei ole päällä oletuksena, joten jos roolit halutaan ottaa käyttöön, täytyy tästä olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun. Asiakas- ja projektirooleja käsittelevä ohje löytyy seuraavasta linkistä: Asiakas- ja projektiroolit

Asiakkaalle voidaan myös asettaa vastuutiimejä sekä vastuuerikoisryhmiä. Tällöin kaikki tiimin tai erikoisryhmän jäsenet katsotaan asiakkaan vastuuhenkilöiksi, mutta kenelläkään näistä ei ole suoraan myyjä-statusta. Käyttäjätiimejä ja erikoisryhmiä käsittelevä ohje löytyy seuraavasta linkistä: Vastuut, tiimit ja erikoisryhmät.

Yhteyshenkilön lisääminen onnistuu "+ Uusi yhteyshenkilö"-painikkeesta. Yhteyshenkilölle voidaan määrittää nimi, titteli, rooli sekä yhteystiedot. Mikäli lisättävä yhteyshenkilö löytyy jo toiselta olemassa olevalta asiakkaalta niin voit yhdistää kahdella eri asiakkaalla olevan saman yhteyshenkilön painamalla "Yhdistä"-painiketta.

Jos yrityksellänne on tiketöinti käytössä, tällä välilehdellä voit myös asettaa tikettien oletusseuraajat.

Tuntikirjausprojekti

Tuntikirjausprojekti-välilehdellä voidaan perustaa asiakkaalle projekti jo asiakkaan perustamisvaiheessa sekä tarvittaessa liittää asiakas olemassa oleviin työmääräyspohjiin. Huomiona, että välilehti on näkyvissä vain luotaessa täysin uutta asiakasta. Olemassa olevaa asiakasta muokattaessa tämä välilehti ei ole enää näkyvissä.

Projekti

Nimi: Projektin nimi.
Selite: Projektin sisäinen kommentti, johon voidaan määrittää esim. tarkentavia tietoja laskutuksesta, kohteesta ja toteutuksesta.
Projektitunnus: Projektin yksilöivä projektitunnus.

Osanottajat

Osanottajat-osiossa voidaan määrittää projektin osanottajat sekä vastuuhenkilöt. Projektin osanottaja voidaan tarvittaessa määrittää projektin myyjäksi ja osanottajalle voidaan määrittää myös projektirooli, osanottajuuden aikaväli sekä osanottajuuden budjetoitu tuntimäärä.

Projektin tarkemmat määritykset voidaan tehdä projektin muokkaustilassa asiakkaan tallentamisen jälkeen. Projektin luontia ja muokkaamista käsitellään tarkemmin seuraavien linkkien ohjeissa: Kuinka luon asiakkaalle projektin? ja Kuinka muokkaan projektia? Miten poistan sen?

Tehtäväryhmät

Tehtäväryhmät-osiossa voidaan kiinnittää projektille tehtäväryhmät, joiden tehtävät halutaan tuoda projektille.

Työmääräykset

Työmääräykset-osiossa voidaan kiinnittää asiakas niihin työmääräyspohjiin, joilta automaattiset työmääräykset halutaan muodostuvan asiakkaalle.

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, voit tallentaa asiakkaan painamalla “Tallenna”-painiketta.

1. Asiakkaan luominen "Asiakkaat" - osion kautta:

Voit luoda asiakkaita Kohoon hallintapuolen "Asiakkaat" -osiossa. Tässä osiossa pystyt tarkastelemaan ja hallinnoimaan asiakastietojasi sekä luomaan uusia asiakkaita. Uudet asiakkaat luodaan "+Asiakas" -painikkeen avulla. "+Asiakas" -painike löytyy myös ylänavigoinnista, joka on aina näkyvissä käyttäjän ollessa Kohon hallintapuolella tai pääkäyttäjäasetuksissa.

2. Asiakkaan lisääminen Kohoon tarjousvaiheessa

Uuden asiakkaan luonti onnistuu myös tarjouksen luonnin yhteydessä. Uuden tarjouksen luonti onnistuu muun muassa "Tarjoukset"-sivulla, painamalla sivuvalikon "+ Tarjous"-painiketta tai painamalla ylänavigoinnin "+ Tarjous"-painiketta.

Tarjouslomakkeella “Perustiedot”-osion "+ Uusi asiakas"-painiketta painamalla voidaan luoda uusi asiakas tarjouksen luonnin yhteydessä. Tarjouksen tallentaminen tallentaa myös asiakastiedot Kohoon.

HUOM! Tällä tavalla luodessasi asiakkaan asiakkaalle ei luoda projektia, jolloin projekti jolle tunteja voidaan kirjata täytyy luoda Projektit-valikon kautta. Lue lisää aiheesta seuraavan ohjeen avulla: Olen luonut asiakkaan, mutta se ei näy tuntikirjauspuolella?

3. Asiakkaan lisääminen Kohoon sopimusvaiheessa

Uuden asiakkaan luonti onnistuu myös sopimuksen luonnin yhteydessä. Uuden sopimuksen luonti onnistuu muun muassa "Sopimukset"-sivulla, painamalla sivuvalikon "+ Sopimus"-painiketta tai painamalla ylänavigoinnin "+ Sopimus"-painiketta.

Sopimuslomakkeella “Perustiedot”-osion "+ Uusi asiakas"-painiketta painamalla voidaan luoda uusi asiakas sopimuksen luonnin yhteydessä. Sopimuksen tallentaminen tallentaa myös asiakastiedot Kohoon.

4. Asiakkaan lisääminen Kohoon projektin luomisen yhteydessä

Asiakkaan lisääminen Kohoon projektia luotaessa tapahtuu samalla tavalla kuin kaksi edellistä esimerkkiä. Valitse yläpalkista Projektit ja Projektit -välilehden yläreunasta paina "+ Projekti" -painiketta. Voit myös klikata välipalkin "+Projekti" - painiketta.

Projektilomakkeella “Perustiedot”-osion “+ Uusi asiakas”-painiketta painamalla voidaan luoda uusi asiakas projektin luonnin yhteydessä. Projektin tallentaminen tallentaa myös asiakastiedot Kohoon.

5. Asiakastietojen tuominen ulkoisesta tiedostosta

Asiakkaat voidaan tuoda Kohoon myös ulkoisesta tiedosta. Tämä tapahtuu Asiakkaat-valikossa olevan Tuo-painikkeen avulla. Kohoon tuotavien tiedostojen tulee olla CSV- tai Excel-tiedostoja. Tämä on tehokasta silloin, kun kerralla tuodaan useamman asiakkaat tiedot. Tarkemmin aiheesta kerrotaan ohjeessa 3.1.5 Asiakkaiden tuominen Excel -tai CSV-tiedostosta

Mikäli sinulla herää kysymyksiä, voit olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com, voit myös halutessasi jättää arvostelun artikkelille alapuolelta.