Sopimusvaraus

Mikä on sopimusvaraus?

Sopimusvaraus on automaattisen sopimuslaskutuksen lisäominaisuus, jolla määritellään:

1. Kuinka paljon palvelua asiakas saa sopimuksella

2. Mitä tapahtuu, jos määrä ylittyy

Kun asiakas käyttää enemmän kuin sovittu määrä, Koho laskuttaa ylimenevät tunnit automaattisesti ilman, että kenenkään tarvitsee laskeskella niitä käsin.

Esimerkki sopimusvarauksen toiminnasta

Yrityksen ja asiakkaan kuukausittaiseen sopimukseen kuuluu vaikkapa 10 tuntia töitä. Jos jonain kuukautena töitä tehdäänkin 12 tuntia, Koho laskuttaa kahdesta ylimenevästä tunnista erikseen sovitun tuntihinnan mukaisesti.

Sopimusvaraustyypit

Kohossa on tarjolla muutama eri sopimusvaraustyyppi, joista voidaan valita kuhunkin tilanteeseen sopiva vaihtoehto. Yleisin sopimusvaraustyyppi on kiinteä sopimusvaraus. Siinä sovitaan kiinteä hinta, joka sisältää ennalta määritellyn määrän palvelua. Jos tämä määrä ylittyy, Koho laskuttaa automaattisesti ylimenevän osuuden sovitulla tunti- tai kappalehinnalla.

Sopimusvarauksilla voidaan lisäksi rakentaa toteumaan perustuvia porrastettuja hinnastoja. Tällöin laskutettava hinta muuttuu automaattisesti, kun tietty suoritemäärä ylittyy.

Tämä ohje kertoo yleisimmästä sopimusvarauksen käyttötavasta, eli miten voidaan luoda sopimus kiinteällä sopimusvarauksella.

Sopimusvaraus tulee aktivoida käyttöön Kohon ylläpidon toimesta. Aktivointipyynnön voi tehdä Kohon asiakaspalvelun kautta: asiakaspalvelu@kohosales.com

Ohjeen sisältö

• Sopimusvarausta varten tarkistettavat tuotteet ja tehtävät

• Sopimusvarauksen luonti

• Laskutus

Sopimusvarausta varten tarkistettavat tuotteet ja tehtävät

Sopimusvarausta varten tulee tarkistaa, että tuoterekisteristä löytyy tarvittavat tuotteet, ja että tuntikirjausprojektilta löytyy oikeanlainen tehtävä.

Nämä määrittelyt vaihtelevat hieman riippuen sopimusvarauksen tyypistä. Tässä ohjeessa käytetään esimerkkinä yleisintä sopimusvarauksen tyyppiä kiinteä, sama tuotekoodi.

Tarkista tuotteet tuoterekisteristä

Sopimusvarausta varten tuoterekisterissä (Asetukset → Tuotteet) tulee olla:

• Kausittain laskutettava tuote, eli sopimuksella kausittain veloitettava kiinteä tuote

• Kertalaskutettava tuote, jota käytetään sopimusvarauksen määrittelyssä

Tuntikirjaustehtävä

Jotta sopimusvaraus tunnistaa, milloin projektille kirjatut suoritteet ylittävät kiinteän määrän, sopimuksen asiakkaalla tulee olla projekti, jolla on oikein määritelty tuntikirjaustehtävä.

Tehtävältä tulee löytyä:

• Tuote: Sama, kun sopimusvarauksella

• Laskutustapa: Laskutettavaa

  

  
  

Sopimusvarauksen luonti

Kun sopimusvaraus on valmisteltu (tuotteet ja tehtävä kunnossa), sopimusveloitus luodaan seuraavasti:

1. Lisää sopimukselle kausiveloitettava tuote, joka vastaa sopimuksen kiinteää osuutta.

2. Lisää sopimukselle kertaveloitettava tuote, jolle määritellään sopimusvaraus:

   1. Lisää Kpl-kenttään kiinteään hintaan sisältyvä tunti- tai kappalemäärä

   2. Hinta-kenttään määritellään hinnaksi 0, jolloin se otetaan suoraan asiakkaan hinnastosta.

   3. Ota tuotteella käyttöön Sopimusvaraus-täppä, jotta sopimusvaraustoiminto aktivoituu.

   4. Valitse sopimusvarauksen tyyppi.

      

Sopimusvarauksen tyypit

Kiinteä, sama tuotekoodi
Laskutetaan kausittain kiinteä summa sopimustuotteesta. Ylimenevät suoritteet laskutetaan hinnaston mukaan. Sopimusvaraustuotteella ja projektin tuntikirjaustehtävällä tulee olla sama tuote.

Toteuma, sama tuotekoodi
Laskutus perustuu toteutuneisiin suoritteisiin sopimustuotteen kappalehinnan mukaan. Sopimusvaraustuotteella ja projektin tuntikirjaustehtävällä tulee olla sama tuote.

Kiinteä, kertyvä, sama tuotekoodi
Käyttämättömät suoritteet voidaan siirtää seuraavalle laskutuskaudelle. Sopimusvaraustuotteella ja projektin tuntikirjaustehtävällä tulee olla sama tuote.

Kiinteä, kaikki tuntikirjaukset
Laskutetaan kiinteä kausihinta. Ylimenevät tunnit laskutetaan hinnaston mukaan. Kaikki projektille kirjatut tunnit sisällytetään projektin tuntikirjaustehtävän tuotteesta riippumatta.

Toteuma, kaikki tuntikirjaukset
Laskutus perustuu toteutuneisiin suoritteisiin sopimustuotteen kappalehinnan mukaan Kaikki kirjatut tunnit lasketaan sopimusvaraukselle projektin tuntikirjaustehtävän tuotteesta riippumatta.

Laskutus

Kiinteän osuuden lasku

Sopimus muodostaa normaalisti laskun sille määritellyn kiinteän hinnan perusteella.

Ylitysten laskutus

Työvuorot tulee käsitellä kiinteästä laskutuksesta muodostuneelle sopimuslaskulle, jonka jälkeen:

1. Sopimusvaraus vähentää kiinteästi sovitun tuntimäärän laskulta.

2. Ylittävät tunnit laskutetaan hinnaston mukaisella kappale- tai tuntihinnalla.

Rivien yhdistys

Laskun muokkaustilassa tulee ottaa käyttöön:

• Rivien yhdistys: tuotteittain

Tämä tekee laskusta selkeämmän ja kokoaa saman tuotteen rivit yhteen.

Yhteenveto laskun muodostumisesta

• Kiinteään sopimukseen sisältyy 10 tuntia työtä hintaan 500 €.

• Projektille kirjattiin yhteensä 13 tuntia, jotka lisättiin laskulle.

• Kiinteään sopimukseen kuuluvat 10 tuntia, ja ylittävät 3 tuntia laskutetaan hinnaston mukaan 50 €/h.

Laskulla näkyy tällöin seuraavat rivit:

1. Kiinteähintainen rivi (Kirjanpito, kk veloitus 1 kpl → 500 €)

2. Ylittyneet tunnit (3 h → yht. 150 €).

Kiinteään sopimukseen sisältyvät tunnit (10 h)

Loppusummana kiinteästi sovittu veloitus (500 €) + tuntiveloitus kolmelta ylittyneeltä tunnilta tunnilta (150 €) = 650€.

Mikäli sinulla herää kysymyksiä, voit olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com, voit myös halutessasi jättää arvostelun artikkelille alapuolelta.