Tässä ohjeessa käydään läpi toimenpiteet, jotka tulee tehdä, kun työntekijä lopettaa yrityksessä. Ohje kattaa seuraavat asiat:
Työtuntien vienti exceliin
Jos työntekijän työtunnit halutaan ottaa talteen, ne voidaan viedä Exceliin seuraavien ohjeiden avulla. Tuntien vienti on mahdollista myös silloin, kun käyttäjätunnus on jo poistettu käytöstä.
Kaikki työaikakirjaukset säilyvät Kohossa, mutta tuntien vienti Exceliin on usein kysytty toiminto asiakaspalvelulta.
Siirry kohtaan Raportit → Työpäivät → Listaus.
Valitse aikaväli, jolloin työntekijä on ollut yrityksessä töissä, valitse työntekijä ja paina Excel-painiketta.
Excel-tiedostosta löytyvät työntekijän tunnit eriteltyinä.
Käyttäjätunnuksen deaktivointi
Käyttäjätunnus deaktivoidaan, kun käyttäjältä halutaan poistaa pääsy järjestelmään, mutta käyttäjä halutaan edelleen näkyviin raportoinnissa.
Siirry kohtaan Asetukset → Käyttäjät → Aktiiviset.
Valitse käyttäjä listalta ja paina Poista pääsy.
Deaktivoinnin jälkeen käyttäjä ei enää pääse kirjautumaan järjestelmään, ja Kohon laskutus kyseisen käyttäjän osalta päättyy.
Käyttäjätunnuksen deaktivointi + arkistointi
Jos käyttäjältä halutaan poistaa pääsy järjestelmään ja samalla piilottaa käyttäjä raportoinnista, käyttäjätunnus voidaan deaktivoida ja käyttäjä arkistoida.
Siirry kohtaan Asetukset → Käyttäjät → Aktiiviset.
Valitse käyttäjä listalta ja paina + Arkistoi käyttäjä.
Käyttäjä ei tämän jälkeen pääse kirjautumaan järjestelmään, eikä käyttäjä näy raportoinnissa.
Käyttäjän arkistointi
Käyttäjä voidaan arkistoida myös erikseen sen jälkeen, kun käyttäjätunnus on deaktivoitu.
Siirry kohtaan Asetukset → Käyttäjät → Aktiiviset ja valitse käyttäjä listalta.
Kun käyttäjän nimen alla ei näy sähköpostiosoitetta, käyttäjätunnus on deaktivoitu eikä käyttäjästä laskuteta.
Avaa käyttäjäkortilta Asetukset-välilehti. Valitse Arkistoitu-kohta ja paina lopuksi Tallenna.
Kaikki arkistoidut käyttäjät löytyvät Arkistoidut-välilehdeltä.
