Kuormitus: raportointi

Kuormitusraportti Kohossa

Sijainti:
Raportointi → Kuormitus (löytyy sivun vasemmasta reunasta)

Kuormitusraportti auttaa seuraamaan suunniteltua ja toteutunutta työpanosta sekä havainnoimaan työkuorman jakautumista yksilö-, tiimi- ja organisaatiotasolla. Se tuo näkyviin mahdolliset ylikuormitukset ja auttaa ennakoimaan poissaolojen ja lomien vaikutuksia.

Erityisesti useiden projektien aikana raportti tukee resurssien tasaista jakamista. Projektipäällikkö näkee, kenellä on liikaa tai vapautuvaa kapasiteettia, ja voi aikatauluttaa työt tehokkaammin – mikä parantaa hallittavuutta ja vähentää viivästyksiä.

Ohjeen sisältö:

1. Ennuste raportti

2. Toteutunut raportti

Väliotsikot saat auki oikealta aukeavasta listauksesta.

Kuormitusraportti Kohossa jakautuu kahteen näkymään: Ennuste ja Toteutunut. Raporttia voi tarkastella useasta paikasta:

• Hallinta → Raportit → Kuormitus

• Projektinhallinta → Projektit → Kuormitus

• Työvuorot → Raportointi → Kuormitus (työntekijän näkökulma)

1. Ennuste

Työntekijöittäin

Ennuste-näkymässä näkyy, kuinka paljon henkilöille on kohdistettu projekti- tai työkuormitusta suhteessa työaikatavoitteisiin.

Raportin oikeasta yläkulmasta voit valita:

• Ajanjakson aloituspäivän

• Jaksotyypin (päivä, viikko tai kuukausi)

• Jaksojen lukumäärän (esim. 12 viikkoa)

Värikooodaus (kuormitusaste suhteessa työaikatavoitteisiin)

Rajaukset (Työntekijöittäin)

Taulukko

• Solujen prosenttiluku kuvaa kuormitusta suhteessa tavoitetunteihin.

• Hiiren vieminen solun päälle näyttää lisätietoja, kuten arkipyhät.

• Klikkaamalla solua avautuu tarkempi näkymä, jossa näkyvissä mm. kuormitustunnit.

• +-painikkeella voit lisätä uutta kuormitusta työntekijälle valitulle projektille

Kuormituksen lisäys

1. Paina työntekijäsarakkeen +-painiketta.

2. Valitse projekti, jolle kuormitus kohdistetaan.

3. Määrittele vaihtoehtoiset asetukset.

4. Tallenna.

Esimerkkitilanne

Tiina Testaajan tavoitetunnit 5 päivän ajalle: 37:30h. Määritetty kuormitus 50% vastaa 18:45h. Projektille syntyy osallistujarivi tällä tuntiarviolla.

Lisätoiminnot

• Työntekijän riviltä avautuu tarkempi listaus kohdistuksista

• Rivin päältä voi muokata tai poistaa kuormituksia

Projekteittain

Projektikohtainen raportti on avattavissa Kuormitus-sivun Projekteittain-välilehdeltä.

Raportissa näkyy mm:

• Projektin kokonaislaskutus

• Työtunnit ja kustannukset

• Kuormitukset kuukausittain

• Sopimuskohdistusrivi (jos projekti kohdistettu sopimukseen)

Excel-viennit

• Excel (€) = budjetoitu laskutus

• Excel (h) = budjetoidut tunnit

Rajaukset (projekteittain)

Asiakkaittain

Kuormitusraportin ennustetta seurataan kohdasta Raportit → Kuormitus → Ennuste: Asiakkaittain.

• Raportin yläriviltä näkyy budjetoitu laskutus ja tunnit.

• Taulukossa asiakkaat riveittäin, kussakin solussa kauden kuormitus ja laskutus.

2. Toteutunut

Työntekijöittäin

Avattavissa kohdasta Raportit → Kuormitus → Toteutunut: Työntekijöittäin

Raportilla voi vertailla työpäiväkellon tai työvuorojen kirjauksia:

• kuormituksen ennusteeseen

• työntekijän työaikatavoitteisiin

• toteutuneeseen työaikaan

Lisäksi raportti näyttää laskutusasteen toteutuneiden kirjausten perusteella.

Rajaukset

Uusia rajauksia:

• Työpäivät: Alasvetovalikosta voidaan valita tarkastellaanko raporttia työpäiväkirjauksien vai tuntikirjauksien (työvuorojen) näkökulmasta.

• vs. ennuste: Valikosta voidaan valita vertailukohta, johon työpäiväkirjauksia tai tuntikirjauksia verrataan (esim. ennustettu kuormitus tai työntekijän tavoitetunnit). Vertailukohdaksi voidaan myös valita "Lask%", joka näyttää työntekijäkohtaisen laskutusasteen.

Taulukko

• Ylärivillä: Kausien nimet ja kokonaistunnit

• Työntekijäriveillä: Kuormitusprosentit, jotka tarkentuvat hiiren osoituksella

• Klikkaamalla riviä avautuu alataulukko:

  • Näkyvissä: Asiakas, projekti, suorat kuormitukset, työmääräykset ja suunnitelman vaiheet

Projekteittain

Avattavissa kohdasta Raportit → Kuormitus → Toteutunut: Projekteittain

Raportti näyttää muun muassa:

• Projektin voimassaoloajan

• Kokonaislaskutuksen

• Toteutuneet ja budjetoidut tunnit

• Toteutuneen ja budjetoidun tuntilaskutuksen

• Projektin kustannukset

• Kuormituksen ja tuntilaskutuksen kuukausittain

• Sopimusrivin (jos projekti on kohdistettu sopimukseen)

Rajaukset

Rajauksia voidaan tehdä samalla tavalla kuin aikaisemmissa näkymissä.

Taulukko

Projektirivillä näkyy muun muassa:

• Projektin voimassaoloaika

• Kokonaislaskutus ja laskutuskatto

• Toteutuneet ja budjetoidut tunnit sekä tuntikatto

• Ennustettu tuntilaskutus ja sen katto

• Kuukausikohtainen laskutusennuste ja budjetoidut tunnit

Taulukossa, projektin ja aikajakson risteyskohdassa näkyy aikajaksolle kohdistuva kokonaiskuormitus. Klikkaamalla projektiriviä avautuu alataulukko, josta nähdään työntekijäkohtainen kuormituksen koostumus.

Alataulukossa:

• Näkyvät työntekijöiden osanottajuudet, joita voi muokata osanottaja-linkistä

• Näkyy työntekijäkohtainen kuormitus aikajaksoittain

• Jos projekti on liitetty sopimukseen, raportin alalaidassa näkyy sopimusrivi ja kausittainen sopimuslaskutus