Kuinka voimme tänään auttaa sinua?

Jos olet saanut laskun meiltä ja sinulla on kysyttävää siihen liittyen, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme sähköpostitse asiakaspalvelu@kohosales.com tai puhelimitse +358 10 5262 600 (arkisin klo 9–16).

Vuoron siirto asiakkaalta ja/tai projektilta toiselle onnistuu Kohossa menemällä hallinnan puolella kohtaan ”Raportit” ja sieltä ”Laskutettavat tunnit” -raportin ”Kaikki vuorot” -välilehdelle. Raportille kannattaa suodattaa mahdollisimman tarkasti näkyviin vuorot, jotka halutaan siirtää. Kun halutut vuorot on saatu näkyville, painetaan ”Vaihda tehtävää” -napista.

Esikatseluun avautuu näkymä vuoroista, jotka ovat listattuna ”kaikki vuorot” -näkymässä. Mustasta valintamerkki-ikonista voi valita kaikki listan vuorot siirrettäväksi tai vaihtoehtoisesti vuoroja voi myös valita erikseen. Tämän jälkeen valitaan asiakas, projekti, työmääräys (jos tarvetta) ja tehtävä, jolle vuorot halutaan siirtää ja klikataan ”Vaihda tehtävää”.

Käyttäjän pääsyn voidaan poistaa seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjät-välilehti.

2. Etsi listalta käyttäjä, jolta haluat poistaa pääsyn, ja avaa hänen tietonsa muokkaustilaan.

3. Muokkaustilassa näkyvät seuraavat punaiset painikkeet:

   • "Poista pääsy" – Poistaa käyttäjän kirjautumisoikeuden, mutta säilyttää hänen tietonsa esimerkiksi raportointia varten.

   • "+ Arkistoi käyttäjä" – Poistaa käyttäjän pääsyn ja arkistoi hänet järjestelmästä kokonaan.

Valitse painike sen mukaan, mitä haluat tehdä:

• Jos haluat, että käyttäjän tiedot pysyvät raportoinnissa, mutta hän ei voi enää kirjautua, valitse "Poista pääsy".

• Jos käyttäjää ei enää tarvita lainkaan, valitse "+ Arkistoi käyttäjä".

Jos käyttäjän asetuksissa ei näy yllä olevia painiketta, käyttäjältä on jo poistettu pääsy. Mikäli haluat lisäksi arkistoida käyttäjän, tämä onnistuu asetukset välilehden "arkistoi" täpällä.

Kohon veloitus perustuu niiden käyttäjien määrään, joilla on pääsy järjestelmään.

Huomioi, että myös arkistoiduista käyttäjistä veloitetaan, mikäli heidän käyttäjätunnuksiaan ei ole poistettu kokonaan.
Pelkkä arkistointi ei siis poista käyttäjää veloituksen piiristä.

Mistä tunnistaa veloitettavan käyttäjän?
Käyttäjät, joilla on edelleen aktiivinen tunnus ja jotka ovat veloituksen piirissä, tunnistaa sähköpostiosoitteesta, joka näkyy käyttäjän nimen alla käyttäjälistauksessa.

Tavoitteet voidaan poistaa nollaamalla ne seuraavasti:

1. Siirry Asetukset > Käyttäjät -osioon.

2. Valitse joko "Tuntitavoitteet" tai "Työajat" -välilehti sen mukaan, seurataanko organisaatiossanne työaikaa:

   • Työvuorojen avulla → valitse Tuntitavoitteet

   • Työpäiväkellon avulla → valitse Työajat

3. Klikkaa vihreää "Kausi"-painiketta muokataksesi tavoitteita.

4. Syötä kauden alkamis- ja päättymispäivä – määritä aikaväli, jonka tavoitteet haluat poistaa.

5. Aseta kohtaan "Tunnit" arvoksi 0:00.

6. Aktivoi valinta "Tyhjennä arkipyhät", jotta myös arkipyhille asetetut tavoitteet poistuvat.

7. Valitse työntekijät, joita muutos koskee.

8. Tallenna muutokset.

Tallennuksen jälkeen valitulta ajanjaksolta poistetut tunti- tai työaikatavoitteet eivät enää näy järjestelmässä.

Tarkempi ohjeistus manuaalisten työaikatavoitteiden laatimiseen, muokkaukseen ja poistoon: Työaikatavoitteiden laatiminen, muokkaaminen ja poistaminen (Työpäiväkello)

Tarkempi ohjeistus manuaalisten tuntitavoitteiden laatimiseen, muokkaukseen ja poistoon: Tuntitavoitteiden laatiminen, muokkaaminen ja poistaminen (Tuntikirjaustavoite)

Arkipyhät voivat näkyä Kohossa virheellisesti työpäivinä, jos työaika- tai tuntitavoitteet on luotu liian pitkälle tulevaisuuteen. Tämä johtuu siitä, että arkipyhäkalenteri ei ulotu rajattomasti eteenpäin.

Hyvä käytäntö manuaalisissa tavoitteissa

Jos tavoitteita luodaan manuaalisesti, ne tulisi asettaa enintään kahdeksi vuodeksi eteenpäin kuluvasta päivästä, jotta arkipyhäkalenteri toimii oikein.

---

Suositus: siirry oletustyöajan käyttöön

Suosittelemme siirtymistä manuaalisista tavoitekausista oletustyöajan käyttöön. Tällöin:

• Kohon arkipyhäkalenteri pysyy automaattisesti ajan tasalla.

• Tavoitteita ei tarvitse luoda käsin.

• Koho muodostaa työaikaa automaattisesti aina noin 6 kuukaudeksi eteenpäin.

---

Oletustyöajan asettaminen

Oletustyöajan voi määrittää seuraavasti:

1. Siirry Asetukset > Käyttäjät -osioon.

2. Avaa halutun käyttäjän tiedot.

3. Mene "Asetukset"-välilehdelle.

4. Määritä käyttäjälle oletustyöaika halutun mallin mukaan.

Kun oletustyöaika on asetettu, Koho huolehtii tavoitteiden muodostamisesta ja arkipyhien huomioimisesta automaattisesti.

Asetuksista löytyy alempaa kohta “Oletustyöaika/pv”, johon voi syöttää käyttäjäkohtaisen oletustyöajan.

Oletustyöajat muodostuvat automaattisesti yöajon yhteydessä, joten ne ovat näkyvissä järjestelmässä seuraavana päivänä oletustyöajan asettamisesta.

Huomioitavaa:
Oletustyöaika ei ala muodostua, jos työntekijälle on jo manuaalisesti luotuja tavoitteita tulevaisuudessa.
Jotta oletustyöaika aktivoituu, tulevaisuuden manuaaliset tavoitteet tulee poistaa tai nollata.

---

Tarkempi ohjeistus manuaalisten työaikatavoitteiden laatimiseen, muokkaukseen ja poistoon: Työaikatavoitteiden laatiminen, muokkaaminen ja poistaminen (Työpäiväkello)

Tarkempi ohjeistus manuaalisten tuntitavoitteiden laatimiseen, muokkaukseen ja poistoon: Tuntitavoitteiden laatiminen, muokkaaminen ja poistaminen (Tuntikirjaustavoite)

Jos työntekijän käytettävissä olevat lomapäivät näyttävät poikkeuksellisen vähäisiltä, syynä on usein se, että samoille päiville on vahingossa kirjattu useita lomia. Tämän voi tarkistaa ja korjata helposti seuraavasti:

1. Siirry hallinnan puolelle ja avaa "Raportit".

2. Valitse sen jälkeen joko "Lomat ja poissaolot" tai "Lomat" – riippuen siitä, onko organisaatiossa käytössä työvuorot vai työpäiväkello.

3. Avaa "Lomat"-välilehti.

4. Etsi työntekijä ja napsauta halutun lomakauden merkintöjä.

5. Näet listauksen kaikista päivistä, joille on tehty lomamerkintä – tältä listalta voit tarkistaa, onko samoille päiville kirjattu lomia useammin kuin kerran.

Jos päällekkäisiä merkintöjä löytyy, ne voi poistaa tai korjata, jolloin lomapäivien saldo päivittyy oikein.

---

Listauksesta näkyy, että lomapäiviä on merkattu samalle päivälle useaan kertaan. Jokainen merkintä kuluttaa yhden lomapäivän, vaikka ne olisivatkin samalla päivällä. Lomakirjauksen pääsee muokkaamaan tai poistamaan klikkaamalla sitä. Näkymä on hieman erilainen riippuen siitä, onko käytössä työvuorot vai työpäiväkello.

---

Työpäiväkello: Avautuvasta näkymästä voi poistaa toisen lomakirjauksista.

---

Työvuorot: Palautetaan poistettava vuoro käsiteltäväksi -> suljetan vuoron esikatselu ja avataan se uudelleen -> Tilalle on nyt ilmestynyt ”Poista” -nappi.