Tässä ohjeessa käsitellään Yhteyshenkilöiden tuonti Kohon asiakaskorteille
Hallintapuolella valitaan Asiakkaat → Henkilöt → Tuo (new)
Avautuvassa näkymässä pääset valitsemaan tiedoston.
Kun tiedosto on valittu → paina Esikatsele
Muokkausnäkymässä ensimmäisenä on ”Aseta sarakkeiden yhteydet”-otsikolla oleva taulukko, joka on muodostettu lataamastasi tiedostosta. Koho yrittää automaattisesti etsiä vastaavia sarakkeiden nimiä ja täydentää ne vastaamaan avatun tiedoston otsikoita. Jos taulukossa kuitenkin on tyhjiä tai virheellisesti täydennettyjä otsikoita, valitse alasvetovalikosta pystyriviä vastaava otsikko, jotta asiakkaiden tiedot voidaan tuoda virheettömästi Kohoon. HUOM! Et voi muokata taulukon sisältöä tässä näkymässä, vaan se täytyy tehdä ulkoisessa tiedostossa. Jos haluat tyhjentää kaikkien sarakkeiden yhteydet niin paina “Tyhjennä sarakeotsikot”
Esimerkkinä mitä voi tuoda:
Tuonnin asetukset
Voit muokata tuonnin asetuksia seuraavin tavoin:
Päivitä tietueet kentän perusteella: Jos tuotavien asiakkaiden joukossa on jo olemassa olevia asiakkaita, tällä asetuksella määritetään minkä kentän perusteella Koho yhdistää tuotavat ja olemassa olevat asiakkaat ja päivittää tiedot. On suositeltavaa käyttää Y-tunnusta tai asiakasnumeroa tässä kentässä. Jos tuotavat asiakkaat ovat kaikki uusia, tämän kentän voi jättää tyhjäksi.
Uudet tietueet: Jos tähän kenttään valitaan ”Ohita”, kaikki asiakkaat joita Koho ei löydä ennestään järjestelmästä ohitetaan, eikä niitä tuoda järjestelmään.
Vanhat tietueet: Jos tähän kenttään valitaan ”Ohita”, kaikki tuotavat asiakkaat jotka Koho jo löytää järjestelmästä ohitetaan, eikä niitä päivitetä.
Ohita ylin rivi: Valinnan ollessa päällä taulukon ylin rivi jätetään huomioimatta. Yleensä ylin rivi sisältää otsikoita, jonka takia tämä asetus on oletuksena valittuna.
Ohi rivit, joissa on tyhjiä arvoja: Tämän asetuksen ollessa päällä kaikki ne vaakarivit, jonka jossain pystyrivissä on tyhjiä kenttiä, ohitetaan. Asetusta voidaan hyödyntää esimerkiksi väliotsikoiden ohittamiseen, jos taulukossa sellaisia on.
Päivitä myös arkistoidut: Tämä asetus voidaan valita, jos tietojen päivityksen halutaan koskevan myös arkistoituja asiakkaita, jolloin Koho laajentaa päivityksen haun myös arkistoituihin asiakkaisiin.
Esikatselu ja tuonti
Jotta pääset tuomaan henkilöt Kohoon, avaa ensin esikatselu-näkymä painamalla Esikatsele-painikkeesta. Avautuvassa näkymässä näet onko siirtotiedosto oikean muotoinen sekä tuotavat asiakkaat tietoineen. Jos siirtotiedosto on virheellinen, virheet tulee korjata ulkoiseen tiedostoon ja aloittaa sen jälkeen Kohoon tuonti alusta.
Taulukossa näet ”Tila”-sarakkeesta onko asiakas uusi vai olemassa oleva asiakas, jonka tietoja muokataan tuontitiedoston perusteella. Muuttuvien asiakkaiden kohdalla näet solukohtaisesti mitä muutoksia tuonnin yhteydessä syntyisi. Kun olet tarkistanut tietojen oikeellisuuden, sulje esikatseluikkuna.
Jos siirtotiedosto oli oikeanmuotoinen, muokkaustilassa tulisi nyt olla näkyvillä ”Tuo”-painike. Klikkaa siitä ja Koho tuo asiakkaat järjestelmään. Riippuen tuotavien asiakkaiden määrästä, tuonti voi viedä hetken. Älä poistu näkymästä ennen kuin Koho kuittaa, että tuonti on valmis.
Koho ilmoittaa sinulle lopuksi montako tietuetta on päivitetty ja montako uutta luotu. Asiakkaiden tuonti on nyt valmis.