Työmääräysten käyttö ja hallinta Kohossa

Tämä ohje kertoo mitä työmääräykset ovat, miksi niitä käytetään ja miten niitä hallinnoidaan Kohossa. Työmääräykset auttavat suunnittelemaan ja seuraamaan työntekijöiden työtehtäviä, aikatauluja ja vastuuta.

Mikä on työmääräys?

Työmääräys on ennalta määritelty työvuoro, joka voidaan kohdistaa työntekijälle. Se voi olla kertaluonteinen tai toistuva, ja se voi sisältää useita konkreettisia toimenpiteitä, kuten tehtäviä, tarkistuksia tai muita vaiheita.

Esimerkki: kuukausikirjanpito asiakkaalle voidaan määritellä toistuvaksi työmääräykseksi, johon sisältyy useita toimenpiteitä eri määräaikoineen.

Ohjeen sisältö

1. Mitä työmääräykset ovat ja miten niitä käytetään

2. Työmääräysten jakaminen työntekijöille

3. Toimenpiteiden hallinta kalenterinäkymässä

4. Toimenpiteiden hallinta listanäkymässä

5. Kaikkien työmääräysten tarkastelu ja hallinta

6. Työmääräysten hallinta ilman todo-listaa (Kellokortti-näkymä)

1. Mitä työmääräykset ovat ja miten niitä käytetään

Työmääräykset näkyvät Työvuorot → Työmääräykset: Omat -välilehdellä. Näkymä listaa työntekijälle kohdistetut työmääräykset aikajärjestyksessä, lähimpänä oleva päivämäärä ensimmäisenä.

Jokainen työmääräys voi sisältää yksittäisiä tehtäviä tai kokonaisia työnkulkuja, jotka on määritetty toimenpiteiksi. Näillä toimenpiteillä voi olla omat määräaikansa ja kuvaustietonsa, mikä auttaa työntekijää seuraamaan mitä on Tehtävä ja milloin. Työmääräykset tarjoavat myös työnjohdolle näkyvyyden tehtävien tilaan ja resursointitarpeisiin.

Näin käytät työmääräystä:

1. Siirry Työmääräykset: Omat -välilehdelle.

2. Aloita työmääräyksen kellotus painamalla Jatka.

3. Suorita työmääräykseen liitetyt toimenpiteet, ja paina Lopeta, kun olet valmis.

4. Siirry Vahvistamatta - välilehdelle, jossa pääset tekemään vuoroon muutoksia, hyväksymään vuoron ja merkkaamaan työmääräyksen vaiheita valmiiksi.

5. Kun kaikki toimenpiteet on merkitty valmiiksi, hyväksy työmääräys.

Huom: Jos hyväksyt työmääräyksen ennen kuin kaikki toimenpiteet on suoritettu, työmääräys siirtyy laskutukseen, mutta sitä ei merkitä valmiiksi. Tämä voi vaikuttaa raportointiin tai työn edistymisen arviointiin.

Vinkki: Työmääräyksen tehtäviä voi merkitä tehdyiksi useasta eri paikasta! Voit merkitä tehtävät avaamalla työvuoron, joko työmääräykset näkymässä, toimenpiteet näkymässä

ja vahvistamatta näkymässä. Voit myös merkitä tehtävät jo työmääräystä kellottaessa, painamalla tehtävä listauksen auki.

2. Työmääräysten jakaminen työntekijöille

Jos työmääräyksestä vastuussa oleva henkilö on poissa, voit jakaa sen toiselle työntekijälle:

• Valitse aikaväli ja työntekijä.

• Klikkaa Jaa tai Jaa valitut. (joko Omat tai kaikki - näkymässä)

• Valitse uusi vastuuhenkilö(t) ja jaa työmääräykset.

3. Toimenpiteet kalenterinäkymässä

Työvuorot → Toimenpiteet: Kalenteri -välilehdellä:

• Näet päivät, joille on määrätty toimenpiteitä. Kalenteriin muodostuu numeroita niille päiville, joille on merkitty suoritettavien toimenpiteiden määräaikoja.

• Klikkaa päivää nähdäksesi yksityiskohdat asiakaskohtaisesti.

• Suorita toimenpiteet tai merkitse useita kerralla suoritetuiksi.

4. Toimenpiteet listanäkymässä

Työvuorot → Toimenpiteet: Kaikki -välilehdellä:

• Näet kaikki yrityksen toimenpiteet riveittäin.

• Suodata asiakkaan, työntekijän tai aikarajojen mukaan.

• Voit suorittaa, muokata tai aloittaa kellotuksen suoraan listasta.

5. Kaikkien työmääräysten tarkastelu ja hallinta

Työvuorot → Työmääräykset: Kaikki -välilehdellä:

• Tarkastele ja hallinnoi kaikkia avoimia työmääräyksiä.

• Suodata eri kriteerien mukaan.

• Aloita tuntikirjaus, muokkaa toimenpiteitä tai jaa työmääräyksiä.

6. Työmääräykset ilman todo-listaa (Kellokortti-näkymä)

Jos yritykselläsi ei ole käytössä todo-listaa:

• Työmääräykset löytyvät kohdasta Työvuorot → Kellokortti: Työmääräykset.

• Näkymä toimii vastaavasti kuin "Työmääräykset: Kaikki", mutta ilman toimenpidelistoja.

Yhteenveto

Työmääräykset tehostavat työn suunnittelua ja seurantaa. Ne tarjoavat näkyvyyden tehtävien tilanteeseen ja mahdollistavat selkeän ohjeistuksen työntekijöille. Käytä työmääräyksiä hyödyksesi tehokkaan projektinhallinnan työkaluna.