Työvuorojen tarkistus ja valmistelu laskutusta varten

Päivitetty
  • Päivitetty Aug 8, 2025
  • Julkaistu Aug 7, 2025
  • 2 luetut minuutit
Prev Next

Työvuorojen laskuttaminen Koho-järjestelmässä

Sijainti:
Raportointi → Myynti (löytyy sivun vasemmasta reunasta)

Tämä ohje kertoo, miten Kohossa työvuoroista tehdään lasku asiakkaalle. Opas on kertoo, mistä laskutettavat työvuorot löytyvät, miten vahvistamattomat tunnit tarkistetaan ja miten vuoroista muodostetaan lasku. Ohjeen avulla varmistat, ettei yksikään tehty työtunti jää vahingossa laskuttamatta.

Ohjeen sisältö:

  1. Kuka voi laskuttaa työvuoroja?

  2. Mistä löydän laskutettavat työvuorot?

  3. Miltä laskuttamattomien työvuorojen listaus näyttää?

  4. Miten rajaan ja löydän oikeat työvuorot?

  5. Kirjausten kuvakkeet

  6. Miten vahvistan puuttuvat tunnit?

  7. Miten teen työvuoroista laskun?

  1. Kuka voi laskuttaa työvuoroja?

Työvuorojen laskuttaminen on mahdollista, jos sinulla on siihen oikeudet. Laskutuksen voivat tehdä:

  • Pääkäyttäjät

  • Tuntikirjaajat, joille on annettu laskutusoikeus

Jos et näe laskutukseen liittyviä näkymiä, tarkista käyttöoikeutesi organisaation pääkäyttäjältä.

  1. Mistä löydän laskutettavat työvuorot?

Työvuorojen sijainti riippuu roolistasi ja yrityksesi asetuksista:

Pääkäyttäjänä:

  1. Siirry Hallinta-näkymään.

  2. Avaa Laskut- tai Projektit-välilehti.

  1. Miltä laskuttamattomien työvuorojen listaus näyttää?

Näet taulukon, jossa jokainen rivi edustaa asiakasprojektia. Rivillä näkyy:

  • Asiakkaan ja projektin nimi

  • Tehdyt ja vahvistetut tunnit

  • Vahvistamattomat tunnit (sinisellä)

  • Laskutettava summa (€)

  • Työvuoroihin liitettyjen tuotteiden summa (€)


Punainen ikoni projektin nimen edessä kertoo, että asiakkaalla on vahvistamaton lasku, jolle voit lisätä tunteja.

  1. Miten rajaan ja löydän oikeat työvuorot?

Voit rajata näkymää esimerkiksi:

  • Päivämäärän mukaan

  • Työntekijän mukaan

  • Asiakkaan tai asiakasryhmän mukaan

Suodattimet löytyvät näkymän yläosasta. Klikkaamalla sinistä kuvaketta voit tallentaa usein käyttämäsi hakuehdot tai tyhjentää valinnat.

Näet myös alla olevasta kuvaajasta yleistietoa “laskuttamatta”-sivun työvuoroista.

Laskutettavaa

Laskutettavaa tehtävälle kirjattujen tuntien määrä (laskutetaan tuntiperusteisesti.

Ei-laskutettavaa

Sopimuksen alainen tehtävälle kirjattujen tuntien määrä (laskutetaan jollain muulla tapaa kuin tuntiperusteisesti).

Vahvistamatta

Käyttäjillä vahvistamattomia tuntikirjauksia työvuorot osiossa.

Kuvaaja

Kuvaaja kertoo “Laskutettavien” kirjausten määrän suhteessa kaikkiin kirjauksiin (laskutettava + ei-laskutettava).

Laskutettavaa €

Käsiteltävien tuntikirjausten laskutettavat eurot ja sopimuksenalaisille tuntikirjauksille lisättyjen tuotteiden, sekä pikakaupoissa olevien tuotteiden euromäärät.

Kiinteät, hyväksymättä €

Projektisuunnitelman vaiheelle lisätyt laskutettavat eurot.

  1. Kirjausten kuvakkeet

Kuvake

Selite

Huomio

Kolmio

Tuntikirjauksella oleva huomio

Ilmoittaa mm. seuraavista; työntekijän huomio merkkaama vuoro laskuttajalle, tuntikirjauksen puuttuu hinta, tuntikirjauksen laskutustapa eroaa tehtävän laskutustavasta

Punainen seteli

Asiakkaalla on vahvistamattomia laskuja

Voidaan lisätä käsiteltävät vuorot laskulle, Suositellaan kuitenkin tekemään projektikohtaisesti omat laskut ja myöhemmässä laskutusvaiheessa koontilasku.

Kättely

Asiakkaalla on toistuva sopimuslaskutus

Sopimus tulee olla kohdistettuna projektiin, jotta kuvake näkyy

Punainen nuoli

Sisäisiä tunteja on enemmän kuin laskutettavia tunteja

Vihreä nuoli

Laskutettavia tunteja on enemmän kuin sisäisiä tunteja

Prosentti

Projektille budjetoinnista käytetty osuus

  1. Miten vahvistan puuttuvat tunnit?

Kaikki tunnit eivät ole suoraan laskutettavissa – ne täytyy ensin vahvistaa.

  1. Klikkaa taulukossa ”Vahvistamatta”-linkkiä.

  2. Avautuu matriisi, jossa näkyy viikkotasolla vahvistamattomat tunnit työntekijöittäin.

  3. Klikkaamalla solua näet, mitä vuoroja puuttuu – ja voit vahvistaa ne tarvittaessa.

Tärkeä

Jos hyväksytte tunteja tästä näkymästä käsin, työntekijän 'Työvuorot'–näkymässä kyseiset tuntikirjaukset siirtyvät automaattisesti 'Hyväksytty'-tilaan. Varmistakaa yrityksessänne yhteinen toimintatapa ja sopikaa pelisäännöistä, jotta työntekijät eivät ihmettele, miksi heidän tuntinsa hyväksytään eteenpäin ilman, että he itse ovat vahvistaneet niitä.

  1. Miten teen työvuoroista laskun?

  1. Valitse ne vuorot, jotka haluat laskuttaa, rastittamalla rivit.

  2. Paina ”Käsittele”-painiketta.

  1. Valitse, mitä vuoroille tehdään:

    • Lisää laskulle (uusi tai olemassa oleva lasku)

    • Arkistoi (jos kyseessä on esim. sopimuksen alainen työ)

  1. Lasku siirtyy Laskut - välilehdelle odottamaan hyväksyntää ja lähettämistä.

Lue lisää

Kiinnostaako sinua miten lähetät laskun? Lue lisää tästä.

Huom

Jos poistat laskun, sen sisältämät tunnit palautuvat laskutettaviksi takaisin Projektit-näkymään. Poista työvuorot vain muokkauslomakkeen Poista-napista.

Mikäli sinulla herää kysymyksiä, voit olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com, voit myös halutessasi jättää arvostelun artikkelille alapuolelta.

Aiheeseen liittyvät artikkelit