Toistuviin töihin käytetään Kohossa työmääräys-nimistä toimintoa.
Tässä ohjeessa käydään läpi työmääräyksen rakenne ja eri osien käyttötarkoitukset. Lisäksi mukana on esimerkki työmääräyksen käytöstä kirjanpidossa.
Työmääräys on Kohossa työn hallinnan yksikkö, jota käytetään säännöllisesti toistuvien töiden suunnitteluun, ohjaamiseen ja seurantaan. Se määrittää, mitä asiakkaalle tehdään, kuka työstä vastaa ja millä aikataululla työ toistuu.
Työmääräyksen avulla voidaan varmistaa, että jatkuvat työt etenevät ajallaan ja dokumentoidaan asianmukaisesti. Esimerkiksi asiakkaan kuukausikirjanpito voidaan määritellä toistuvaksi työmääräykseksi, joka sisältää useita toimenpiteitä omine määräaikoineen.
Ohjeen sisältö
1. Rakenne
Työmääräyksen rakennetta voidaan tarkastella kolmen eri kokonaisuuden kautta:
Kerros | Kuvaus | Painopiste |
|---|---|---|
Määrittävä kerros | Määrittelee, mitä työmääräys sisältää, miten se toimii ja kuka siitä vastaa. | Rakenne ja laskutuslogiikka |
Toiminnallinen kerros | Seuraa ja hallinnoi, miten määritelty työ tehdään. | Työn eteneminen ja palvelun toimitus |
Talous ja raportointi | Kokoaa työn tulokset, ajan, laskutuksen ja kustannukset raportointia varten. | Kannattavuus ja analyysi |
2. Määrittävä kerros
Määrittävä kerros sisältää työmääräyksen rakenteen ja sen määrittelyyn liittyvät tiedot.
Osa | Kuvaus | Avainyhteydet | Esimerkki |
|---|---|---|---|
Kategoria | Korkean tason luokitus, jolla työmääräyspohjia voidaan ryhmitellä kategorioittain. | Työmääräyspohjat | Kirjanpidon työmääräykset |
Työmääräyspohja | Ennalta määritetty pohja, joka määrittelee työmääräyksen rakenteen, kuten toimenpiteet, tuotteet ja laskutusmallit. | Luo työmääräyksen vastuuhenkilölle | Kuukausikirjanpito |
Tehtävä | Laskutusyksikkö Kohossa. Edustaa erillistä laskutuslogiikan kokonaisuutta, joka voidaan yhdistää tuotteeseen tai palveluun. | Yhdistyy raportointiin ja toimii tuntilaskutuksen perustana. | Asiakastyö / Kirjanpito (h) |
Toimenpide | Yksittäinen työvaihe, joka sisältää esimerkiksi määräpäivän ja jonka etenemistä voidaan seurata. Toimenpide ei ole suoraan sidoksissa laskutukseen. | Työn eteneminen ja kuormitus | Materiaali vastaanotettu, ostolaskut tiliöity, ALV-laskelma tehty |
Tuote | Tuote tai palvelu, jota käytetään suoriteperusteisen veloituksen perustana. Kappalemäärä määrittää laskutettavan määrän tuotteen hinnan perusteella. | Kappalemäärä × hinta | Vienti, palkkalaskelma |
Vastuuhenkilö | Työmääräyksestä vastaava henkilö tai henkilöt. | Kuormitus, raportointi ja työn eteneminen | Henrik |
3. Toiminnallinen kerros
Toiminnallinen kerros kuvaa sitä, miten työmääräyksen työtä seurataan ja hallitaan käytännössä.
Osa | Kuvaus | Vaikutus |
|---|---|---|
Asiakas | Asiakas, jolle työ tehdään. | Yhdistyy raportointiin ja laskutukseen. |
Seuranta | Seuraa työmääräykseen kuuluvien toimenpiteiden tilaa ja etenemistä. | Näyttää työn etenemisen ja eri tilat. |
Status | Kuvaa työmääräyksen tai sen toimenpiteiden tilaa ja mahdollistaa toteutuneen työn vertaamisen määräaikoihin. | Vaikuttaa työn seurantaan ja raportointiin. |
Tuntikirjaus | Työmääräykselle kirjattu työaika. Työaika voidaan kirjata myös silloin, kun työstä veloitetaan suoriteperusteisesti. | Vaikuttaa raportointiin ja kannattavuuden seurantaan. |
4. Talous ja raportointi
Työmääräyksen talous- ja raportointikerros kokoaa yhteen laskutukseen, työaikaan, kuormitukseen ja kannattavuuteen liittyvät tiedot.
Osa | Kuvaus | Syötteet | Tuotokset |
|---|---|---|---|
Laskutus | Laskutusprosessi vastaanottaa tiedot joko aikamerkinnöistä tai tuotteista. | Tehtävä, tuote, aika | Laskut |
Tuntilaskutus | Perustuu työmääräykselle kirjattuun työaikaan. | Aika → tehtävä | Tunnit × tuntihinta |
Kappaleperusteinen laskutus | Perustuu suoritetun työn määrään, kuten palkanlaskentakuorten lukumäärään. | Tuote ja määrä | Laskurivit |
Työkuormitus | Kuvaa käytettävissä olevan resurssin ja työmääräykselle määritetyn työmäärän välistä suhdetta. | Aika, vastuuhenkilö | Kuormitus- ja hyödyntämisraportit |
Kannattavuus | Vertaa työstä syntyviä tuloja ja kustannuksia. | Laskutus, aika | Kannattavuusanalyysi |
Raportointi | Kokoaa työmääräyksen tiedot yhteen analyyttiseen näkymään. | Laskutus, aika, kuormitus, kannattavuus | Raportit ja hallintapaneelit |
5. Kirjanpitoesimerkki
Seuraavassa esimerkissä tarkastellaan, miten työmääräystä voidaan hyödyntää asiakkaan kuukausittaisessa kirjanpidossa.
Osa | Kuvaus | Esimerkki |
|---|---|---|
Kategoria | Palvelun tyyppi tai työmääräysten ryhmittely. | Kirjanpito |
Työmääräyspohja | Ennalta määritetty työmääräyksen pohja. | Kuukausikirjanpito |
Tuote | Määrittää, mitä asiakkaalta veloitetaan silloin, kun laskutus perustuu suoritteisiin. | Tuote voi olla esimerkiksi palkanlaskentakuori. Tuntilaskutuksessa tuote voidaan jättää tyhjäksi, jos näin on määritelty. |
Tehtävä | Tuntikirjauksen kohde. | Projekti / tehtävä: Taloushallinto / Kirjanpito (h) |
Toimenpide | Työmääräykseen liittyvä yksittäinen työvaihe. | Materiaali vastaanotettu, ALV-laskelma tehty, ostolaskut tiliöity |
Vastuu | Määrittää työn vastuuhenkilön. | Kirjanpitäjä Henrik |
Tuntikirjaus | Työmääräykselle kirjattu työaika. | Kirjattu aika työmääräykselle |
Kuormitus | Toimenpiteelle ennalta määritetty työmäärä, jonka avulla suunnitellaan resurssien käyttöä. | Esimerkiksi toimenpiteelle määritetty työmäärä tunneissa |
Laskutus | Työmääräyksen perusteella muodostettava laskutus. | Käytetty aika × tuntihinta tai suoritemäärä × tuotteen hinta |
Raportointi | Työmääräyksen tietojen hyödyntäminen analyysissä. | Laskutettavan ajan tuotto verrattuna ajan kustannukseen |
Asiakas | Asiakas, jolle työ tehdään ja jolle mahdollinen lasku muodostetaan. | Acme Accounting Oy |