Vuorosuunnittelu

Tämä ohje esittelee Kohon vuorosuunnittelua. Vuorosuunnittelu voidaan kytkeä asiakaspalvelun toimesta päälle kaikille Koho-toiminnanohjauksen tileille. Aktivointipyynnön tulee tulla paikalliselta pääkäyttäjältä.

On hyvä huomioida, että järjestelmässä käytetyt termit voivat mennä herkästi ristiin, koska ne ovat lähellä toisiaan.

Muissa yhteyksissä vuorolla tarkoitetaan jollekin projektille ja tehtävälle kohdistettua työtä. Vuorosuunnittelussa puolestaan on kyse useiden työntekijöiden töiden aikatauluttamisesta hallittavaksi kokonaisuudeksi. Käsitteet kohtaavat siten, että vuorosuunnittelussa voidaan suunnitella myös suoraan sisäiseen tehtävään kohdistettuja suunniteltuja vuoroja, joista muodostuu vuoro käsitteen molemmissa merkityksissä.

Suunnittelua voidaan tehdä kahdella eri tavalla:

1. Asettamalla päiville alkamis- ja päättymisajat.

2. Asettamalla päiville sisäinen tehtävä.

Täysien työviikkojen suunnittelun lisäksi vuorosuunnittelulla voidaan edesauttaa esimerkiksi henkilöstökyselyiden, tietoturvakoulutusten ja vastaavien sisäisten tehtävien toteutumista. Kun vaadittu tehtävä ja siihen varattu aika voidaan jalkauttaa suoraan työntekijän omalle listalle, niiden toteutumista on helpompi seurata.

Vuorojen perustaminen

Vuorosuunnittelun vuoroja päästään luomaan polusta Asetukset → Käyttäjät → Tuntitavoitteet → Vuorot.

Vuorot-painikkeesta avautuvassa ikkunassa voidaan luoda vuoroja täydentämällä niille tarvittavat tiedot.

Vuorolle voidaan täysimittaisen nimen lisäksi määritellä Merkki, joka näkyy tunnisteena esimerkiksi Tuntitavoitteet-näkymässä. Alku- ja Loppu-kenttiin syötetään kellonajat.

Vuorojen asettaminen työntekijöille Tuntitavoitteet -näkymässä

Vuoroja voidaan tarkastella ja asettaa Tuntitavoitteet-näkymässä työntekijäkohtaisesti:

1. Ympyränuoli-ikonista voidaan asettaa vuoro. Käyttäjän nimen perässä olevasta ikonista vuoro voidaan asettaa kerralla koko tarkasteltavalle aikavälille. Vastaavasti yksittäisen päivän solusta vuoro voidaan asettaa vain kyseiselle päivälle.

2. Tiimi-sarakkeessa näytetään, mihin tiimiin työntekijä kuuluu. Lisäksi pienemmällä harmaalla tekstillä kerrotaan, mihin käyttäjien erikoisryhmiin työntekijä kuuluu. Kun kursorin vie erikoisryhmien päälle, avautuu pieni ikkuna, jossa kaikki ryhmät ovat helposti luettavissa.

3. Päiväkohtaisissa soluissa ylemmällä rivillä näytetään aiemmin mainittu Merkki. Esimerkissä käytetään numeroita 1–3, mutta yhtä lailla voidaan käyttää vapaavalintaista tekstiä. Merkin perässä näkyy vuoron kesto tunteina.

4. Solun alemmalla rivillä näytetään vuoron alkamisen ja päättymisen ajankohdat.

5. Alimmilla riveillä näytetään yhteenveto käytössä olevista vuoroista eli kuinka monella työntekijällä kyseinen vuoro on kyseisenä päivänä.

Kun työntekijälle on asetettu vuoro, hän näkee Työvuorot → Timesheet -näkymässä päivämäärien yhteydessä myös kyseisen päivän alkamisen ja päättymisen ajankohdat.

Vuorojen tarkastelu ja käyttö Raportit -välilehdellä

Raportit → Vuorosuunnittelu -polussa voidaan hallita luotuja vuoroja monipuolisesti sekä ladata vuoroihin liittyviä tietoja Excel-tiedostoina Kohosta.

Vuorolista

Listalla esitetään kerralla koko tarkasteltavan aikavälin vuorot siten, että jokainen vuoro on omalla rivillään ja jokainen päivämäärä omassa solussaan. Solussa näytetään kyseiselle vuorolle kyseisenä päivänä asetetut työntekijät.

Uusia henkilöitä voidaan lisätä suoraan päiville painamalla pientä sinistä henkilö-ikonia. Vuorolla olevan henkilön nimestä painamalla voidaan puolestaan vaihtaa henkilön nykyinen vuoro toiseen.

Tunnit

Tunnit-listaus on sisällöltään sama kuin ylempänä esitelty näkymä, jota käytetään Käyttäjät → Tuntitavoitteet -näkymässä.

Henkilöt

Näkymässä esitetään olemassa olevat sisäisiin tehtäviin kohdistetut vuorot: kenellä niitä on, milloin ne ovat ja mille tehtävälle ne on kohdistettu. Lisäksi näytetään tehtävän suunniteltu kesto, jos se on määritelty.

Excel-painikkeesta voidaan ladata näkymän tiedot henkilöittäin ryhmiteltyinä.

Tehtävät

Näkymässä esitetään peräkkäin kaikki laskutustavaltaan sisäiseksi työksi merkityt tehtävät sekä tieto siitä, mille projektille ne kuuluvat. Tehtäville voidaan myös asettaa kesto, mutta se ei ole välttämätöntä.

Kun tehtäviä on tätä kautta asetettu, ne näkyvät työntekijöille Työvuorot-puolella vahvistamattomina vuoroina. Työntekijä voi itse tehdä niihin muutoksia, kuten lisätä vuorolle kommentteja sekä joko kellottaa aikaa tai päivittää sen muuten toteutuneen mittaiseksi*.

Tekninen yksityiskohta*

Suunniteltu vuoro on itsenäinen, lukittu vuoro, eikä sen kestoa voida suoraan muuttaa.

Riippumatta siitä, onko käytetty aika tarkoitus aktiivisesti kellottaa vai täydentää toteutunut kesto suoraan käsin, täytyy ensin painaa Jatka-painiketta.

Tämä luo automaattisesti yhdistelmävuoron, jonka kesto voidaan määritellä itse.

Lista

Lista on nimensä mukaisesti vanhimmasta uusimpaan järjestetty listaus kaikista sisäiselle tehtävälle kohdistettavista työvuoroista.

Toteuma

Toteuma-välilehdellä esitetään rinnakkain suunniteltu ja toteutunut työaika sekä niiden erotus.