Tämä ohje kuvaa liukumien yleisimpiä poikkeustilanteita ja niiden käsittelyä.
Ohjeen sisältö
Loman peruuntuminen tai siirto
Tässä osiossa käydään läpi tilanne, jossa loma on peruuntunut tai siirtynyt esimerkiksi sairausloman takia.
Jos loma pitää siirtää sairausloman vuoksi tai lomalle on vahingossa merkitty väärät päivät, tilin pääkäyttäjä voi palauttaa lomapäivät tai siirtää ne eri päiville seuraavasti.
Siirry kohtaan Raportit → Lomat ja poissaolot ja valitse sinisellä merkityt päivät, joista näet lomamerkinnän.
Näkymässä avautuu listaus työntekijän merkitsemistä lomapäivistä. Avaa lomamerkintä valitsemalla se.
Avautuvassa näkymässä voit siirtää päivämäärää, muuttaa tunteja tai lomatyyppiä tai poistaa merkinnän roskakorikuvakkeesta. Poistamalla merkinnän lomapäivä voidaan palauttaa työntekijälle uudelleen anottavaksi.
Miksi saldoa on kertynyt?
Tässä osiossa käydään läpi tilanteita, joissa liukumasaldoa on kertynyt, vaikka sitä ei olisi pitänyt kertyä.
Jos saldoa on kertynyt sen jälkeen, kun lomapäivä on poistettu tai siirretty, kyseiseltä päivältä on voinut poistua oletustyöaika. Tämä johtuu siitä, että lomatehtävälle on asetettu asetus, joka tyhjentää työpäivätavoitteen kyseiseltä päivältä.
Tilanne voidaan korjata siirtymällä kohtaan Asetukset → Käyttäjät → Työajat / Työaikatavoitteet → Kausi.
Alla olevasta linkistä löydät tarkemmat ohjeet työaikatavoitteiden hallintaan.
Työaikatavoitteiden laatiminen
Osa-aikainen siirtyy täysiaikaiseksi tai toisin päin
Kun työntekijän työsuhde muuttuu osa-aikaisesta täysiaikaiseksi tai toisin päin, vaatii muutos muutaman toimenpiteen. Tässä osiossa käydään läpi liukumasaldon nollaus, työaikatavoitteen asettaminen sekä palkkalajin muuttaminen.
Aloita tyhjentämällä työntekijän liukumasaldo. Siirry kohtaan Raportit → Työpäivät → Liukuma ja valitse listalta vuosi sekä työntekijä.
Tässä esimerkissä Essi on ollut tuntityöläisenä elokuun ja syyskuun ajan. Nuolen osoittamassa kohdassa näkyy hänen saldonsa 13.9. asti, jolloin hänen työsuhteensa muuttui.
Valitse joko Korjaa tunteja- tai + Merkintä-painike.
Luo miinusmerkintä valitsemalla Liukumakorjaus-tyyppi.
Aseta Kausi-kohtaan päivämäärä, johon korjaus kohdistetaan. Korjaus suositellaan asettamaan viikonlopulle.
Aseta Tuntia/pv-kohtaan Essin tapauksessa -180:00.
Kirjoita Kommentti-kenttään syy korjauksen tekemiselle.
Valitse Essin tapauksessa Su, koska korjaus asetetaan sunnuntaille.
Lopuksi valitaan Tallenna-painike.
⚠ Huom.! Jos La- tai Su-valintaa ei ole tehty, kun korjaus kohdistetaan viikonlopulle, merkintä ei tallennu.
Parhaat käytännöt (oletustyöajan käyttö)
Työaikatavoitetta tulisi käyttää, koska sen avulla seurataan työntekijän työajan toteutumista suunnitellusti ja se toimii pohjana liukumasaldon laskennalle.
Työaikatavoite auttaa varmistamaan, että työn määrä pysyy suunnitellulla tasolla eikä työaikaa kerry tarpeettomasti yli tavoitteen.
Työaikatavoite tarvitaan, jotta liukumasaldo voidaan laskea ja näyttää oikein, ja ne määritellään työntekijäkohtaisesti. Näin voidaan seurata työntekijöiden tuntikertymiä ja mahdollisia liukumia.
Tavoitteet näkyvät käyttäjän asetuksissa ja vaikuttavat raportointiin. Työaikatavoitteiden avulla voidaan myös hallita työajan seurantaa tehokkaasti ja ottaa arkipyhät automaattisesti huomioon.
Työaikatavoite on siten keskeinen työkalu työajan hallinnassa ja seurannassa.
Katso alla oleva ohje työaikatavoitteista:
Työaikatavoitteiden laatiminen
Mikä ero on työaikakirjauksilla ja tuntikirjauksilla?
Työaikakirjaukset (työpäivät) seuraavat työntekijän läsnäoloa, kuten työssäoloa, lounasta, lomaa tai sairauspoissaoloa. Ne voidaan kirjata työpäiväkellolla tai manuaalisesti ilman tarkkaa tehtävätietoa.
Tuntikirjaukset kohdistetaan aina tietylle asiakkaalle, projektille ja tehtävälle. Niitä käytetään erityisesti laskutettavan työn kirjaamiseen sekä sisäisten työtehtävien seurantaan.
Työaikakirjaukset mittaavat pääasiassa työajan kokonaisuutta päivätasolla, kun taas tuntikirjaukset ovat tarkempia ja liittyvät suoraan tehtäviin ja projekteihin.
Työpäiväkello on tarkoitettu automaattiseen työajanseurantaan ilman asiakas- tai tehtävätason tietoja. Tuntikirjaukset, kuten Kellokortti ja Timesheet, puolestaan mahdollistavat tarkat tehtäväkohtaiset tuntikirjaukset.
Alla on esimerkki:
Kellokuvakkeesta käynnistetään työaikakirjaukset (Työpäivät).
+ Vuoro -painikkeesta käynnistetään tuntikirjaukset.
Liukumia seurataan myös eri välilehdillä:
Raportit → Työpäivät → Liukuma -välilehdellä seurataan kellon kautta kirjattua työaikaa.
Raportit → Liukuma: tunnit -välilehdellä seurataan tuntikirjauksista kertynyttä työaikaa.
Huom.! Jotta liukuma näkyy oikein, on tärkeää, että työaikatavoite on asetettu.
Työaikatavoite asetetaan työaikakirjauksille ja tuntikirjauksille eri kohdista:
Tuntikirjauksille työaikatavoite asetetaan kohdasta Asetukset → Käyttäjät → Työaikatavoitteet → Kausi.
Työpäiväkirjauksille työaikatavoite asetetaan kohdasta Asetukset → Käyttäjät → Työajat → Kausi.
