Uudet tehtäväryhmät luodaan pääkäyttäjän asetuksissa ja niihin liitetään tehtäviä, jotka määrittävät esimerkiksi laskutuksen tai raportoinnin perusteet. Tehtäväryhmät voidaan liittää asiakasprojekteille.
Ohjeen sisältö:
Uuden tehtäväryhmän luonti
Sijainti: Asetukset → Tuntikirjaukset-välilehti → Paina "+ Uusi"
.png)
Perustiedot-välilehti:
Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
Nimi | Tehtäväryhmän nimi. |
Selite | Vapaa kuvaus tehtäväryhmälle. |
Arkistoitu | Säilyttää tehtäväryhmän järjestelmässä, mutta piilottaa sen aktiivisesta käytöstä. |
Oletus (lisätään aina asiakkaille) | Tehtäväryhmä lisätään automaattisesti uusien asiakkaiden projekteille. Soveltuu vakiopalveluille. |
Tehtävien lisääminen tehtäväryhmään
Sijainti: Siirry tehtäväryhmän luontinäkymässä Tehtävät-välilehdelle → Paina "+ Uusi"
.png)
Tehtävärivin tiedot:
Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
Tuote | Toimii oletusveloitusperusteena. Sisäisille tehtäville ei ole pakollinen. |
Tehtävän nimi | Näkyy tuntikirjauksessa – voit esim. lisätä (SOP) sopimustehtäville. |
Tyyppi | Valittavissa: Laskutettava, Sisäinen, Sopimuksen alainen |
Tehtävätyypit:
Laskutettava: Normaalisti laskutettava, tuote toimii hinnan perusteena.
Sisäinen: Näkyy vain raporteissa. Ei sisälly laskutukseen (esim. koulutus, poissaolot).
Sopimuksen alainen: Näkyy laskuttajalle, mutta oletuksena 0€/h. Käytetään esim. sopimustöissä.
Valinnaiset asetukset
Avaa tehtävän kohdalta "Valinnaiset asetukset"
Asetus | Kuvaus |
|---|---|
Minimiveloitus | Veloituksen vähimmäismäärä minuuteissa. |
Laskutusjakso | Pyöristää ylöspäin jakson mukaan (esim. 15 min). |
Koodi | Esim. palkanlaskentaa varten. |
Tuntihinta | Yliajaa tuotteelle määritellyn hinnan. |
Kustannus | Yliajaa tuotteelle määritellyn kustannuksen. |
Osaamiskerroin % | Esim. 50 % jos laskutetaan vain osa ajasta. |
Laskutuskerroin % | Määrittää laskutettavan osuuden (esim. 50 %). |
Kustannuskerroin % | Määrittää syntyvän kustannuksen osuuden. |
Liukuma | Määrittää otetaanko mukaan liukuman seurantaan. |
Pakota laskuselite | Estää hyväksymisen ilman laskuselitettä. |
Pakota sis. selite | Estää hyväksymisen ilman sisäistä selitettä. |
Poissa | Näkyy lomana/poissaolona lomakalenterissa. |
Tyhjennä tuntitavoite | Nollaa päivän tuntitavoitteen. Edellyttää liukuman poiskytkentää. |
Ylläpidon hyväksyntä | Tehtävät menevät lomakalenterin hyväksyntään. |
Seuranta | Tehtävälle oma tuntisaldo. |
Informatiivinen | Tunnit eivät kerrytä kustannuksia. |
Vain ylläpito | Vain ylläpitäjät voivat kirjata tunteja. |
Työntekijäkohtaiset hinnat
Klikkaa "Aseta työntekijäkohtaisia hintoja"
Valitse + Lisää → Valitse työntekijä ja määritä tuntihinta
Käyttöesimerkki: Konsulttipalvelut eri hinnoilla eri työntekijöille
Tehtäväryhmän tallennus
Kun kaikki tehtävät ja asetukset on määritelty:
Paina "Tallenna"
Tehtäväryhmä näkyy nyt listassa ja voidaan liittää asiakasprojekteille.
Tehtäväryhmän muokkaaminen
Tehtäväryhmät löytyvät Asetukset-valikon Tuntikirjaukset-välilehdeltä. Klikkaa sen tehtäväryhmän nimeä, jota haluat muokata.
Avautuvassa esikatseluikkunassa valitse Muokkaa-painike. Tämä avaa tehtäväryhmän muokkaussivun.
.png)
Tehtävien lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen
Tehtävät-välilehdellä voit lisätä uusia tehtäviä tehtäväryhmään valitsemalla + Uusi -painikkeen.
Huomioi, että uuden tehtävän veloitusperusteena käytettävä tuote on luotava ennen tehtävän lisäämistä.
Voit muokata olemassa olevia tehtäviä suoraan tehtävärivillä. Tarkemmat tehtäväasetukset löytyvät Valinnaiset asetukset-linkin kautta.
Tehtävän voi poistaa tehtävärivin oikeassa laidassa olevasta roskakori-ikonista.
Tärkeää tehtävien poistamisesta
Jos tehtävälle on kirjattu tunteja, sitä ei voi poistaa suoraan. Sen sijaan tehtävä kannattaa piilottaa:
Valitse tehtävälle Piilotettu-asetus.
Tallennuksen yhteydessä tehtävä siirtyy tehtäväryhmän Piilotetut tehtävät -osioon.
Piilotetut tehtävät säilyttävät kaikki asetuksensa ja voidaan palauttaa käyttöön milloin tahansa.
Tallenna lopuksi kaikki tekemäsi muutokset tehtäväryhmään.
Muutosten hyväksyntä
Kun tehtäväryhmään tehdyt muutokset on tallennettu, järjestelmä käy automaattisesti läpi ne projektit, joihin tehtäväryhmä on liitetty.
Avautuvassa näkymässä näet, miten tehtäväryhmän tehtävät poikkeavat kunkin projektin nykyisistä tehtävistä.
Voit:
Hyväksyä kaikki muutokset kerralla valitsemalla Päivitä kaikki -painikkeen.
Hyväksyä muutoksia projektikohtaisesti avaamalla rivit ja hyväksymällä alarivit yksitellen.
Tehtäväryhmän poistaminen ja arkistointi
Tehtäväryhmän voi poistaa, jos siihen ei ole kirjattu tunteja. Poistaminen onnistuu tehtäväryhmän esikatselun Poista-painikkeesta.
Huom! Jos poistat tehtäväryhmän, jota käytetään jossakin projektissa, myös siihen liittyvät tehtävät poistuvat kyseiseltä projektilta. Varmista, että projektit sisältävät oikeat tehtävät tämän jälkeen.
Jos tehtäväryhmään on kirjattu tunteja, sitä ei voi poistaa. Tällöin tehtäväryhmä tulee arkistoida:
Siirry muokkausnäkymään.
Valitse Perustiedot-välilehdeltä Arkistoitu-valinta.
Tallenna muutokset.
Arkistoitu tehtäväryhmä siirtyy näkymässä Arkistoitu-osioon. Tehtäväryhmän voi palauttaa aktiiviseksi poistamalla Arkistoitu-valinnan muokkausnäkymässä.
Mikäli sinulla herää kysymyksiä, voit olla yhteydessä Kohon asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com, voit myös halutessasi jättää arvostelun artikkelille alapuolelta.