Koho KYC perusteet

Käyttöönoton tiivis yhteenveto;

KYC Käyttäjä:

Vastuuhenkilö luo uuden asiakkaan profiilin KYC‑järjestelmään,
lähettää itseilmoituslomakkeen ja
henkilöllisyyden varmistuspyynnön yhteyshenkilölle.
Tarvittaessa myös todelliset edunsaajat kutsutaan vahvistamaan henkilöllisyytensä.

Asiakas:

Vastaa ilmoituslomakkeeseen.

Tosiasiallinen edunsaaja:

Vahvistaa henkilöllisyytensä tarvittaessa.

Tavoitteena on kerätä riittävästi pohjatietoja riskien arviointiin ja edetä kohti vaatimustenmukaisuutta. Kun tunnistukset ja ilmoitukset on vastaanotettu, suoritetaan riskien arviointi. Riskien arviointi tuottaa tietoa asiakkaan hyväksymisen tai hylkäämisen perustaksi.

Arvioitu riskitaso määrittelee asiakkaaseen sovellettavat toimenpiteet. Matala riskitaso sallii kevyemmän käsittelyn, korkeamman riskin edellyttäessä lisätietojen ja selvitysten hankkimista.

Sisäänkirjautuminen siirtää käyttäjän oletuksena Ohjauspaneeli -sivulle

Painike tänne palaamiseksi löytyy navigointi paneelin vasemmasta ylänurkasta.

Kun asiakkaita on lisätty, voidaan kokonaisuutta tarkastella tässä näkymässä: Mitä on tehty, mitä tekemättä, mikä vaatii huomiota.

Asiakkaan tietoihin Ohjauspaneelista

Yritysten nimet ovat ohjauspaneelissa linkkejä. Näistä painettaessa päästään tarkastelemaan yrityksen tietoja tarkemmin.

Täältä löytyy esimerkiksi tehdyt riskiarviot, omailmoitukset ja muut asiakirjat, sekä organisaation perustiedot, kuten omistajat sekä nimenkirjoitusoikeutetut.

Uusi riskiarvointi asiakas näkymästä

Kun ohjauspaneelista on siirrytty asiakaskohtaiseen näkymään, löytyy Uusi riskienarviointi -painike oikeasta ylänurkasta. Tämä on nähtävissä ylemmässä kuvassa.

Roolit ja omistus -välilehti asiakas näkymässä

Välilehdellä voidaan helposti todentaa, että ovatko yrityksen keskeiset henkilöt jo tunnistettu.

Ei tunnistettu -painikkeesta painamalla voidaan suoraan syöttää sähköpostiosoite, johon lähetetään kutsu tunnistautumiseen.

Asiakkaiden lisääminen käyttöliittymässä

Ohjauspaneeli sivulla +Uusi asiakas painike on oikeassa ylälaidassa. Tätä kautta voidaan lisätä uusi asiakas Y-tunnuksen perusteella.

Asiakkaiden lisääminen Excel tuonnilla

Yrityksen asetukset sivulta löytyy Tuo asiakkaat -painike. Tätä kautta voidaan tuoda kerralla useita asiakkaita Excel tiedostosta.

Oma ilmoituksen lähettäminen

Kun asiakkaalle on luotu riskienarviointi, voidaan se avata asiakaskohtaisesta näkymästä. Luotu -sarakkeen päivämäärä on linkki, joka avaa kyseisen riskiarvion.

Riskiarvioinnin sivulla, oikeassa yläkulmassa on Lähetä oma ilmoitus -painike. Täältä voidaan lähettää asiakkaalle oma ilmoitus täytettäväksi.

Painike avaa pienen sivuikkunan, johon tulee syöttää kontaktihenkilön nimi, sähköpostiosoite sekä asiointi kieli.

Oma ilmoituksen vastaanottaminen

Kun asiakas on täyttänyt ilmoituksen ja lähettää sen takaisin, muodostuu vastauksista PDF tiedosto riskiarvioinnin Asiakirjat -välilehteen.

Ilmoitusta voidaan tarkastella suoraan käyttöliittymässä. Kaikki asiakirjat voidaan myös ladata tiedostoina päätelaitteelle.

Oma ilmoituksen vaiheet asiakkaan näkökulmasta

Asiakkaan on joka näkymässä mahdollista ilmoittaa poikkeamista, jos pohjatiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä.

Pienellä viiveellä lähettämisen jälkeen, asiakas saa oheisen viestin

Oma ilmoituksessa käytetään vahvaa sähköistä tunnistautumista

Suomessa asioidessa tämä tehdään Finnish Trust Networkin avulla, joka edelleenohjaa tunnistautumaan pankkitunnuksilla

Oma ilmoitus, näkymä 1/9
Yrityksen perustietoja

Oma ilmoitus, näkymä 2/9
Roolit ja henkilöt

Oma ilmoitus, näkymä 3/9
Roolit ja henkilöt jatkuu

Oma ilmoitus, näkymä 4/9
Omistusrakenne ja osakasluettelo

Oma ilmoitus, näkymä 5/9
Tosiasialliset edunsaajat

Oma ilmoitus, näkymä 6/9
Nimenkirjoitusoikeus ja proukra

Oma ilmoitus, näkymä 7/9
Poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt

Oma ilmoitus, näkymä 8/9
Kysymyksiä asiakkaalle

Oma ilmoitus, kaikki näkymän 8 kysymykset

#1 Miksi haluat luoda tai jatkaa asiakassuhdetta kanssamme?

#2 Mitä näistä palveluista haluat ostaa tai ostat jo meiltä? • Maksujen toimeksiannot • Kirjanpito • Palkanlaskenta • Tilinpäätökset • Osakkeenomistajien rekisteröinti • Laskutus • Konsultointi • Muut

#3 Voitko kertoa tarkemmin, mitä yrityksesi tekee, kuinka monta työntekijää yrityksellä on ja miten pidät yhteyttä asiakkaisiisi?

#4 Selitä, miten yhtiön osakepääoma ja varat rahoitetaan.

#5 Mikä on yrityksen odotettu vuosittainen liikevaihto?

#6 Onko yrityksellänne käteismaksuja? Jos kyllä: Arvioi kuukausittaista käteisliikevaihtoa.

#7 Kuinka monta pankkitapahtumaa yrityksellä on kuukaudessa?

#8 Ovatko yrityksen omistajat tehneet yrityksen rakenteeseen tai määräysvaltaan vaikuttavia sopimuksia, kuten osakassopimuksia tai osakesarjojen käyttöä?

#9 Suorittaako yrityksesi ulkomailla liiketoimia? Jos kyllä: Mihin maihin liiketoimet suuntautuvat, mikä on liiketoimien tarkoitus, kuinka usein yrityksellä on ulkomailla liiketoimia ja mikä on odotettu liiketoimen määrä?

#10 Onko yrityksellä työntekijöitä tai muita valtuutettuja henkilöitä, joita ei ole rekisteröity julkisiin rekistereihin? Anna näiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet.

Oma ilmoitus, näkymä 9/9
Valmiin ilmoituksen lähetys

Riskienarviointi

Asiakkaasta kerättyjen tietojen perusteella tuotetaan riskiarvio. Arviointi on pilkottu pienempiin osiin, joissa kussakin on valmiiksi laadittuja apukysymyksiä arvioinnin tueksi.

Jokaiselle arvion osalle on varattu vapaa tekstikenttä ja erillinen riskiluokitus.

Arvioin päätteeksi asiakkaalle määritellään yleinen riskiluokitus joka sanelee, minkälaista käsittelyä asiakkuus edellyttää - tai voidaanko asiakkuus ylipäätään hyväksyä.

Käyttäjät joilla on ylläpidon oikeudet voivat myös muokata, poistaa ja luoda uusia kysymyksiä omailmoitukseen.

Nämä löydät polusta Yrityksen asetukset - Yrityksen riskienarviointi.

Esimerkki yksittäisen aihealueen arviointi näkymästä

Riskienhallinta

Ohjauspaneelin lisäksi löytyy erillinen riskienhallinnan kojelauta näkymä. Osa mittareista on samoja kuin ohjauspaneelin puolella, mutta näkymä keskittyy esittämään ylläpitäjille yrityksen kokonaisvaltaista AML- tilaa ja mahdollistaa yrityksen yleisen riskiarvoinnin.