Pikakaupat - Tuotteiden ja työvuorojen tuonti Excelistä

Ohjeen sisältö:

1. Tuotteiden tuonti Excelistä

2. Työvuorojen tuonti Excelistä

1. Tuotteiden tuonti Excelistä

Tuotteiden tuonti onnistuu "Laskut"-osion "+Pikakauppa"-sivulta valitsemalla "Excel"-välilehti.

Tiedoston valmistelu

• Jokainen rivi Excelissä edustaa yhtä tuotetta.

• Vähimmäisvaatimus: asiakkaan ja tuotteen kohdistaminen.

• Asiakaskohdistus voi tapahtua seuraavilla tiedoilla:

  • Asiakkaan nimi

  • Y-tunnus

  • Sisäinen tai ulkoinen asiakasnumero

• Tuotekohdistus voi perustua:

  • Tuotteen nimeen

  • Tuotekoodiin

• Tuontiprosessi

1. Valitse tuotava tiedosto.

2. Määritä sarakeotsikot vastaamaan Excelin sarakkeita.

3. Paina "Lataa"-painiketta.

Tuotetiedot muodostuvat riveiksi, yksi tuote per rivi. Rivejä voi nyt muokata:

• Vaihda asiakas tai tuote (huom! tuotteen vaihtaminen ei muuta hintatietoja).

• Muokkaa hintaa, kappalemäärää ja selitettä.

• Poista rivejä painamalla "Piilota".

• Yläreunan valikosta voit muuttaa kaikkia rivejä kerralla (esim. asettaa kaikille saman tuotteen).

Tuonti järjestelmään

• Valitse tallennettavat rivit: "Valitse kaikki" tai "Valitse valmiit".

• Paina "Tallenna valitut", tai vaihtoehtoisesti tallenna yksittäisiä rivejä oikean laidan "Tallenna"-painikkeella.

Tallennetut tuotteet näkyvät "Laskut" > "Pikakaupat" -välilehdellä. Ne täytyy vielä erikseen laskuttaa.

Jos haluat tuoda suuria määriä tuotteita per asiakas, suositeltu tapa on käyttää massatuontia.

2. Työvuorojen tuonti Excelistä

Työvuorot voidaan tuoda Excel-tiedostosta, jossa jokainen rivi vastaa yhtä työvuoroa.

Huom: Jos haluat tuoda työvuoroja, paina “Tuo työvuoroina” painiketta.

Vaatimukset Excel-tiedostolle

Pakolliset tiedot:

• Asiakas

• Tehtävä (ja tarvittaessa projekti)

• Työntekijän nimi

• Päivämäärä

• Tuntimäärä tai vuoron aloitus- ja lopetusaika

(Jos käytetään aloitus-/lopetusaikaa, Koho laskee tuntimäärän automaattisesti.)

Valinnainen:

• Tuotetiedot, jos vuorot halutaan liittää tuotteisiin

Tuontiprosessi

1. Avaa "Laskut" > "+Pikakauppa" ja siirry "Excel"-välilehdelle.

2. Aseta sarakeotsikot vastaamaan tiedoston sisältöä.

3. Ota käyttöön:

   • "Tuo työvuoroja"

   • "+ Ei tuotetta", jos vuoroihin ei liitetä tuotteita.

4. Paina "Lataa".

Vuorot muodostuvat omiksi riveikseen valikon alapuolelle. Näytössä voit:

• Tarkistaa ja muokata vuoroja.

• Valita kaikki vuorot ("Valitse kaikki") tai osan.

• Tallentaa kaikki valitut vuorot "Tallenna valitut"-painikkeella tai yksittäisiä vuoroja "Tallenna"-painikkeella rivikohtaisesti.

Tallennetut työvuorot siirtyvät "Projektit"-osion (tai tiliasetuksista riippuen "Laskut"-osion) "Laskuttamatta"-välilehdelle. Niitä voi käsitellä kuten tavallisia tuntikirjauksia.